팀 역량 강화: BioRender의 새로운 협업 기능

개요

다음 발표자를 소개하게 되어 매우 기쁩니다. 저는 협업과 지식 업무 완수의 힘을 굳게 믿고 있으며, 여러분도 동의하시겠지만 과학 분야에서 출판물부터 발표, 신약 개발에 이르기까지 협업은 핵심적인 요소입니다. 위대한 성과는 결코 혼자서 이루어지지 않습니다. 폴리 장은 BioRender의 프로덕트 매니저로서 크롭(자르기)이나 브러시와 같은 에디터 기능을 담당하고 있습니다. BioRender에 대한 그녀의 방대한 지식 덕분에 사내에서도 제품 관련 질문이 있을 때 가장 먼저 찾는 전문가이며, 팀 내에서 누구보다 열심히 노력하는 핵심 인재입니다.

오늘 폴리가 BioRender 팀이 그동안 끊임없이 노력해 온 놀라운 협업 기능들을 직접 시연해 줄 예정입니다. 폴리, 정말 기대되네요. 시작해 주세요!

멋진 소개 감사합니다, 제프. 방금 출시한 협업 기능 전체를 소개하게 되어 정말 기쁩니다. 본격적인 발표에 앞서 간단히 제 소개를 드릴게요. 제프가 언급했듯이 저는 BioRender의 프로덕트 매니저이며, 여러분이 매일 사용하는 에디터의 다양한 기능을 담당하고 있습니다. 캔버스에 아이콘을 배치하거나 이미지를 자르는 등의 작업들이죠. 제 배경을 조금 말씀드리자면, 퀸스 대학교(Queen's University)에서 생화학 학사 학위를 받았습니다. 다시 과학 분야로 돌아오게 되어 정말 기뻐요. 일 외적으로는 모든 종류의 국물 요리를 좋아하고 팟캐스트 듣는 것을 즐깁니다. 혹시 추천할 만한 팟캐스트가 있다면 채팅창에 남겨주세요.

재미있는 사실 하나 말씀드리자면, 퀸스 대학교 재학 시절에 결빙 방지 단백질에 관한 연구 프로젝트를 진행한 적이 있습니다. 영하의 온도에서도 물이 얼지 않도록 얼음에 결합하는 단백질들이 아주 많거든요.

시연을 시작하기 전에 BioRender에서 협업이 왜 그토록 중요했는지 말씀드리고 싶습니다. 상황을 하나 가정해 볼게요. 혹시 이런 경험 있으신가요? 새로운 프로젝트를 시작한다고 상상해 보세요. 새로운 피규어(그림)나 피규어 시리즈, 혹은 다가오는 회의나 컨퍼런스 발표 자료를 준비 중입니다. 연구실 동료나 팀원, 혹은 다른 기관의 과학자들과 협업하고 있고, 진행 과정에서 PI(연구 책임자)나 매니저에게 피드백을 받아 올바른 방향으로 가고 있는지 확인하고 싶습니다.

이 모든 피드백과 협업을 원활하게 하기 위해 여러분은 업데이트된 피규어 버전을 이메일로 계속 주고받게 됩니다. 결국 받은 편지함에는 수십 개의 이메일 스레드가 쌓이고, 바탕화면에는 같은 파일의 수정본이 너무 많아져서 무엇이 진짜 최종 버전인지 헷갈리는 상황이 발생하죠.

때로는 동료나 매니저, PI가 피규어를 출력해서 매직펜으로 직접 피드백을 적기도 합니다. "세포를 여기로 옮겨라", "화살표는 이 방향이어야 한다" 같은 내용들이죠. 그러고는 그걸 스캔해서 이메일로 보내거나 종이째로 건네주기도 합니다. 이제 여러분의 바탕화면에는 수많은 최종 버전 파일이, 책상 위에는 여기저기 흩어진 종이들이 쌓이게 되는 거죠.

BioRender를 오랫동안 사용해 오신 분들은 아시겠지만, 서로 다른 그룹과 여러 프로젝트를 협업하는 것은 정말 골치 아픈 일이었습니다. 이전에는 한 팀과 하나의 프로젝트에서만 협업할 수 있었거든요.

이런 상황이 너무 익숙하고 고통스럽게 느껴지시나요? 여러분만 그런 게 아닙니다. BioRender는 여러분과 같은 과학자들과 끊임없이 소통하며 어떤 어려움을 겪고 있는지, 어떻게 하면 일상을 더 편하게 만들 수 있을지 고민합니다. 피규어와 발표 자료를 협업할 때 겪는 이 고통스러운 경험은 여러분이 가장 많이 언급한 문제 중 하나였습니다. 그래서 우리는 수십 개의 이메일 스레드나 수많은 최종 버전 파일 없이도 과학 연구에만 집중할 수 있도록, 협업을 매우 쉽고 원활하게 만드는 데 집중해야겠다고 결심했습니다.

그럼 협업을 어떻게 더 쉽고 원활하게 만들었는지 알아볼까요? 이번에 출시된 새로운 기능을 사용하면 동료들과 동시에 같은 파일에서 작업할 수 있습니다. 예를 들어, 회의 중에 다 같이 BioRender에 접속해서 브레인스토밍을 하며 실시간으로 피규어를 수정할 수 있죠.

하지만 여러분의 일정이 매우 바쁘다는 것도 잘 알고 있습니다. 그래서 협업자가 서로 다른 시간에 수정하더라도 일러스트레이션이 계속해서 최신 상태로 유지되도록 만들었습니다.

댓글 기능을 추가하여 누구나 캔버스 위에서 바로 맥락에 맞는 피드백을 남길 수 있게 했습니다. 댓글 내에서 스레드를 시작할 수도 있고, 해결된 댓글은 완료 처리할 수도 있습니다. 이제 종이 위에 매직펜으로 표시할 필요가 없습니다.

또한 협업자에게 파일을 공유할 때 '보기 전용' 권한을 부여할 수 있습니다. 실수로 피규어를 수정하거나 망칠까 봐 걱정되는 경우에 유용하죠.

마지막으로, 서로 다른 팀과 폴더를 만들고 공유하는 것이 매우 쉬워졌습니다. 이제 이 모든 기능을 직접 시연해 보겠습니다. BioRender에서 협업을 시작하는 것이 얼마나 쉬운지 보여드릴게요.

방금 BioRender에서 간단하게 만든 피규어가 하나 있습니다. 과일의 맛 순위를 매기는 프로젝트인데, 이제 협업자인 나이네시(Nainesh)와 매니저 피터(Peter)에게 피드백을 받을 준비가 되었습니다. 공유하려면 화면 오른쪽 상단으로 가서 '공유(Share)'를 클릭하고 이메일 주소를 입력하면 됩니다. 이미 공유된 상태이지만, 어떻게 보이는지 보여드리기 위해 다른 사람의 이메일을 입력해 보겠습니다. 여기서 편집 권한을 줄지, 보기 전용 권한을 줄지 선택할 수 있습니다. 이름을 추가하고 초대를 보내겠습니다.

이제 공유받은 사람은 이메일 알림을 받게 되며, 링크를 통해 파일을 바로 열 수 있습니다. BioRender 계정이 없는 사람에게도 공유할 수 있지만, 링크에 접속하면 가입하라는 메시지가 뜹니다. 따라서 현재는 BioRender 계정이 있는 사용자만 피규어와 상호작용할 수 있습니다.

화면을 보시면 나이네시가 접속해서 피규어의 요소들을 움직이고 있습니다. 그는 몇 가지 요소의 크기를 조정하고 있는데, 그가 아이콘을 편집하는 동안 제가 같은 아이콘을 편집할 수 없다는 알림이 뜹니다. 이는 서로 수정하다가 변경 사항이 덮어씌워지는 상황을 방지하기 위함입니다. 캔버스 위의 특정 객체는 한 번에 한 사람만 수정할 수 있도록 설계했습니다.

누군가 제 캔버스에 댓글을 남겼네요. 새로운 댓글은 이 작은 빨간색 버튼으로 표시됩니다. 아직 확인하지 않은 댓글이 있다는 뜻이니 캔버스를 열어 내용을 확인해 보겠습니다. 나이네시가 과일 크기를 실제 비율에 맞게 조정하라고 했네요. 좋은 생각입니다. 딸기가 사과와 같은 크기일 수는 없으니까요. 실제와는 다르니까요. 그럼 "고마워요"라고 답하고 댓글을 해결(resolve) 처리하겠습니다.

때로는 자리를 비운 사이에 다른 사람이 내 그림을 수정할 수도 있습니다. 회의 중이거나, 반려견과 산책 중이거나, 지하철을 타고 있는 등 자리를 비운 사이 그림이 조금 바뀌어 있을 수 있죠. 하지만 누군가 내가 모르는 사이에 변경을 가하거나 되돌릴 수 없는 상황이 될까 봐 걱정할 필요는 없습니다. 많은 분이 잘 모르시지만, 왼쪽 상단에서 액세스할 수 있는 아주 유용한 버전 기록 기능이 있습니다. 이 기능을 통해 그림이 마지막으로 수정된 시간을 확인할 수 있으며, 클릭하면 그림이 처음 생성된 시점부터 지금까지 수정된 모든 기록을 볼 수 있습니다.

오후 1시 6분에는 딸기와 포도가 좀 작아 보였는데, 오늘 오후 12시 48분으로 돌아가 보면 딸기와 포도의 위치가 다르고 크기도 조금 더 큰 것을 확인할 수 있습니다. 원한다면 특정 버전의 복사본을 만들어 그 시점부터 다시 작업을 시작할 수도 있습니다. 따라서 그림 작업 중 진행 상황을 잃어버릴까 봐 걱정할 필요가 전혀 없습니다.

여기 또 다른 댓글이 달렸네요. 피터가 남긴 댓글인데, 제가 이 척도에 올리브를 배치한 위치에 동의하지 않는다고 하네요. 이런 주관적인 피드백의 경우, 때로는 대화를 나누며 논의하고 싶을 때가 있습니다. 바로 이 스레드에서 대화를 시작할 수 있는데, 가장 좋은 점은 논의 중인 항목 바로 옆에 대화가 배치된다는 것입니다. 이번 경우에는 피터에게 어디에 배치하는 것이 좋을지 물어보겠습니다.

게시하겠습니다. 피터의 답변을 기다리는 중이라 이 그림에 대한 작업은 아직 완료하지 않겠습니다.

조금 단순한 예시였지만, 이제 더 과학적인 그림을 작업할 때 어떤 모습인지 보여드리겠습니다. 여기 두 가지 시나리오에서의 암세포 대사를 보여주는 그림이 있습니다. 다시 한번 말씀드리지만, 피터와 나이네시는 이미 이 그림에 액세스할 수 있습니다. 하지만 새로 공유하고 싶은 사람이 있다면 측면의 공유 버튼을 클릭하고 이메일 주소를 입력하면 됩니다. 이번 시나리오에서는 제 다른 협업자인 신디와 공유하되, 보기 전용 권한만 부여하겠습니다. 이렇게 추가하고 전송하면 됩니다.

댓글 섹션에서 보기 전용 권한이 있는 협업자도 댓글을 남길 수 있는지 묻는 분을 봤습니다. 현재로서는 불가능합니다. 따라서 누군가 댓글을 남기게 하려면 반드시 편집 권한을 부여해 주세요. 다시 한번 말씀드리지만, 누군가 승인되지 않은 변경을 할까 봐 걱정된다면 언제든지 버전 기록을 확인하고 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다.

이제 제 그림을 다시 보니 그가 여기저기 변경 작업을 하고 있네요. 모두가 함께 그림을 작업하면서 공들인 결과물이 생생하게 살아나고, 모두가 협업하는 모습을 보는 것은 정말 멋진 일입니다. 마치 그림이 스스로 생명력을 얻은 것 같죠.

나이네시가 남긴 댓글이 보이네요. "암세포 크기를 키우고 라벨의 오타를 수정했습니다."라고 적혀 있네요. "수정해 줘서 정말 고마워요."라고 답하고 닫겠습니다. 가장 좋은 점은 댓글이 달릴 때마다 화면에 바로 팝업으로 표시된다는 것입니다.

이 내용을 확인해 보겠습니다. 피터가 "색상을 다르게 바꿀 수 있을까요? 둘 다 빨간색이라 상태가 다른지 구분하기가 어렵네요."라고 했네요.

때로는 그림을 수정하면서 이 방향이 맞는지 확신이 서지 않을 때가 있습니다. 시행착오를 겪는 과정이죠. 버전 기록을 사용하여 이전 버전으로 돌아갈 수도 있지만, 그림을 표현하는 다양한 방법을 시도할 때 유용한 팁 하나를 알려드리겠습니다. 바로 슬라이드를 사용하여 그림의 여러 버전을 만들고 쉽게 앞뒤로 전환하며 비교하는 방법입니다.

여기 피터가 남긴 또 다른 댓글이 있네요. "쉽게 참조할 수 있도록 A와 B로 라벨을 붙이는 게 좋겠어요." 좋은 생각입니다. 지금은 그림에 두 가지 색상을 사용하는 것이 확실하지 않아서, 마음에 들지 않을까 봐 걱정되네요. 그래서 제가 할 일은 현재 그림을 복제하는 것입니다.

슬라이드 패널에서 슬라이드 복제를 클릭하면, 이제 똑같은 그림이 담긴 두 개의 슬라이드가 생깁니다. 이름을 '버전 2 - 다른 색상'으로 바꾸겠습니다.

이제 이 특정 버전에서 피터가 제안한 변경 사항을 적용할 수 있습니다. 그는 파란색으로 보고 싶다고 했으니, 여기로 가서 모두 파란색으로 바꾸겠습니다. 또한 위쪽과 아래쪽에 라벨을 붙이라고 제안했으니, 라벨이 잘 보이도록 크고 굵게 표시하겠습니다. 자, 됐습니다.

슬라이드를 여러 버전으로 활용하면 좋은 점은 두 버전을 아주 쉽게 전환하며 어떤 것이 더 나은지 비교할 수 있다는 것입니다. 피터의 조언대로 두 가지 색상을 사용하니 확실히 구분하기가 쉽네요. 더 많은 피드백을 받고 싶다면 이 두 버전을 그대로 두고 다른 사람과 공유하여 버전 1과 버전 2 중 어느 것이 더 나은지 물어볼 수도 있습니다.

앞서 보여드렸듯이, 협업자와 공유하고 싶은 그림을 만들 때마다 매번 오른쪽 상단 모서리로 이동하여 이메일을 입력해야 했습니다. 여러 그림이나 여러 프레젠테이션이 포함된 더 큰 프로젝트를 작업할 때는 같은 사람들과 반복해서 공유하는 것이 다소 번거로울 수 있는데, 이때 공유 폴더가 정말 큰 도움이 됩니다.

예를 들어, 그림 1과 그림 2가 더 큰 프로젝트의 일부라고 가정해 보겠습니다. 저는 2022년에 열리는 세계 암 학회(World Cancer Conference)를 위해 일련의 그림을 작업 중입니다. 새 폴더를 만들고 이름을 'World Cancer Conference 2022'라고 지정하겠습니다. 저장합니다. 모든 그림을 이 폴더로 이동합니다. 이제 그림들이 여기 있는 것을 확인할 수 있고, 이 폴더 전체를 제 매니저인 피터와 협업자인 나이네시와 공유하겠습니다.

이제 그들은 제가 폴더를 공유했다는 이메일 알림을 받게 되며, 해당 이메일을 통해 액세스할 수 있습니다. 이제 이 폴더에 새로운 일러스트레이션을 만들면 피터와 나이네시가 즉시 액세스할 수 있으며, 그들이 이 폴더에 새로운 일러스트레이션을 만들면 저도 자동으로 액세스할 수 있게 됩니다.

팀별로 여러 개의 폴더를 만들 수 있습니다. 11월 말에 열리는 캐나다 암 연구 학회(Canadian Cancer Research Conference)를 위한 다른 프로젝트를 작업 중이라면 새 폴더를 만들면 됩니다. 이번 학회는 나이네시와 협업하지 않고 다른 동료들과 협업한다고 가정해 보겠습니다. 이 폴더를 다른 사람들과 공유하면 됩니다. 매니저인 피터와 신디와 공유하겠습니다.

이제 신디와 피터는 이 폴더에 액세스할 수 있지만, 나이네시는 폴더 내의 어떤 콘텐츠도 볼 수 없습니다. 멋지죠! 이 기회를 빌려 저희가 내부적으로 다양한 작업을 협업하기 위해 BioRender를 어떻게 활용하는지 몇 가지 예를 보여드리고 싶습니다.

아시다시피, 저희는 라이브러리에 있는 아름다운 아이콘과 템플릿을 만들기 위해 끊임없이 노력하는 재능 있는 과학 일러스트레이터와 과학 디자이너들로 구성된 팀을 보유하고 있습니다. 이러한 아이콘과 템플릿을 만드는 과정은 매우 협력적이며, 팀원들이 각자 프로젝트를 이끌면서 BioRender를 통해 피드백을 주고받는 경우가 많습니다.

이 파일은 저희 크리에이티브 팀이 최근 공개한 암 치료 인포그래픽을 제작하며 협업할 때 사용한 BioRender 파일입니다. 템플릿 갤러리에서 직접 확인해 보실 수 있으니 나중에 한번 둘러보세요. 보시다시피 첫 번째 슬라이드는 최종 완성본입니다. 정말 멋지지 않나요? 작업에 참여한 모든 분이 정말 뛰어난 실력을 갖추고 있습니다. 오른쪽 슬라이드 패널을 아래로 내려보면, 최종 버전에 이르기까지 팀이 거쳐온 다양한 초안들을 확인할 수 있습니다. 초기 레이아웃과 첫 번째 초안으로 시작해, 팀 전체의 피드백을 받기 위한 두 번째 초안으로 발전했죠. 캔버스 전체에 수많은 댓글이 달려 있는 것을 볼 수 있습니다. 이런 상황에서는 모든 댓글을 한눈에 확인하는 것이 매우 유용합니다. 작업에 집중하고 싶어 댓글을 나중에 확인하고 싶다면, 상단의 댓글 패널에서 아주 빠르게 댓글을 숨겼다가 나중에 다시 볼 수 있습니다. 보시다시피 그림의 형태에 대한 훌륭한 피드백이 정말 많습니다. 때로는 스레드를 시작해 다른 사람의 댓글에 공감을 표시하기도 하죠. 세 번째 초안으로 갈수록 사람들이 그림을 계속 수정하고 다듬었기 때문에 댓글 수가 줄어듭니다. Emily가 남긴 "이 변경 사항 정말 마음에 들어요"와 같이 긍정적인 댓글을 남길 수도 있습니다.

두 번째로 보여드릴 사례는 저희 내부 제품 및 엔지니어링 프로세스에서 BioRender를 어떻게 활용하는지입니다. 저희 제품 및 엔지니어링 팀은 2주 단위로 업무를 계획하며, 2주가 끝날 때마다 무엇이 잘 되었고 무엇을 개선할 수 있었는지 되돌아보는 회고 시간을 갖습니다. 또한 이 시간을 활용해 팀원들에게 감사와 격려의 메시지를 전하기도 합니다. 이곳은 함께 일하며 큰 도움을 준 동료들에게 고마움을 표현할 때 사용하는 캔버스입니다. 모두가 자신의 Biomoji가 들어간 작은 포스트잇을 가지고 있으며, 이를 통해 서로에게 응원의 메시지를 보낼 수 있습니다. 보시다시피 정말 많은 메시지가 있고, 다른 사람들이 공감을 표시하거나 캔버스 곳곳에 불꽃 이모지를 붙일 수도 있습니다. 원격 근무 중심의 회사임에도 불구하고, BioRender에서 진행하는 이 팀 활동은 팀 문화를 조성하는 데 정말 큰 도움이 됩니다.

다시 돌아와서, 이 발표를 마치기 전에 협업을 위한 다음 업데이트 내용을 미리 살짝 보여드리고자 합니다. 지난 이틀 동안, 그리고 이번 발표 중에도 여러분 모두 새로운 기능에 대해 큰 관심을 보여주셨습니다. 많은 분이 앞으로 어떤 기능을 더 사용할 수 있는지, 어떤 새로운 기능이 추가될지 좋은 질문을 많이 해주셔서 미리 소개해 드리고 싶었습니다.

BioRender를 24시간 내내 켜두지 않는 분들에게는 누군가 피드백을 남겼거나 내 그림에 변경 사항이 생겼을 때 이를 아는 것이 매우 중요하다는 점을 잘 알고 있습니다. 그래서 알림 기능은 저희가 중요하게 생각하고 있으며, 앞으로 몇 달 동안 집중적으로 살펴볼 예정입니다.

두 번째는 협업과 공유를 더욱 쉽게 만드는 것입니다. 그래서 공유 가능한 링크 기능을 검토하고 있습니다. URL 표시줄 상단에서 바로 URL을 복사해 이메일, Microsoft Teams, Slack 등에 붙여넣어 함께 일하고 싶은 사람들에게 보내기만 하면, 상대방이 즉시 접속해 작업을 시작할 수 있게 하는 기능입니다. 이 역시 저희가 준비 중인 기능입니다.

댓글 스레드에 많은 질문이 올라와 있는데, BioRender의 다른 팀원들이 답변을 잘 도와주고 있네요. 이번 발표에 참여해 주신 모든 분께 진심으로 감사드립니다. BioRender에 대해 새로운 점을 배우셨기를 바라며, 지금 바로 협업을 시작해 보셨으면 좋겠습니다. 남은 하루도 즐겁게 보내시길 바랍니다.