Teams stärken: Neue Funktionen für die Zusammenarbeit in BioRender

Überblick

Unser nächster Gast liegt mir persönlich sehr am Herzen, da ich fest an die Kraft der Zusammenarbeit und den Abschluss wissenschaftlicher Arbeit glaube. Wir sind uns sicher alle einig: Zusammenarbeit ist der Kern der Wissenschaft – von Publikationen über Präsentationen bis hin zu neuartigen Entdeckungen in der Arzneimittelforschung. Großes entsteht nie allein. Polly Zhang ist Product Manager bei BioRender und arbeitet an Editor-Funktionen wie dem Zuschneiden und den Pinseln. Ihr umfassendes Wissen über BioRender macht sie intern zur ersten Ansprechpartnerin für viele Produktfragen und zu einer unermüdlichen Leistungsträgerin in unserem Team.

Polly ist heute hier, um die fantastischen neuen Funktionen für die Zusammenarbeit zu demonstrieren, an denen das BioRender-Team unermüdlich gearbeitet hat. Polly, ich freue mich sehr darauf. Du hast das Wort!

Danke für die tolle Einführung, Jeff. Ich freue mich sehr, über die gesamte Palette der neuen Funktionen für die Zusammenarbeit zu sprechen, die wir gerade veröffentlicht haben. Bevor wir zum Kern der Präsentation kommen, möchte ich mich kurz vorstellen. Wie Jeff bereits erwähnte, bin ich Product Manager bei BioRender und arbeite an all den großartigen Editor-Funktionen, die Sie täglich nutzen – etwa das Platzieren von Symbolen auf der Arbeitsfläche oder das Zuschneiden von Elementen. Zu meinem Hintergrund: Ich habe einen Bachelor of Science in Biochemie von der Queen's University. Ich freue mich sehr, wieder im wissenschaftlichen Bereich tätig zu sein. Privat liebe ich alle Arten von Nudelsuppen und höre leidenschaftlich gerne Podcasts. Wenn ihr also Empfehlungen für mich habt, schreibt sie bitte in den Chat.

Ein kleiner Fun Fact: Während meiner Zeit in Queen's habe ich ein Forschungsprojekt über Frostschutzproteine durchgeführt. Es gibt viele Proteine, die an Eis binden und dafür sorgen, dass Wasser bei Gefriertemperaturen nicht gefriert.

Bevor ich mit der Demonstration beginne, möchte ich darüber sprechen, warum Zusammenarbeit für uns bei BioRender so wichtig war. Ich möchte Ihnen ein Szenario schildern. Sagen Sie mir, ob Ihnen das bekannt vorkommt. Stellen Sie sich vor, Sie beginnen ein neues Projekt. Sie arbeiten an einer neuen Abbildung, einer Reihe von Abbildungen oder sogar einer Präsentation für eine bevorstehende Konferenz. Sie arbeiten mit Laborkollegen, Teammitgliedern oder Wissenschaftlern anderer Organisationen zusammen und möchten während des gesamten Prozesses Feedback von Ihrem PI oder Ihrem Vorgesetzten einholen, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.

Um dieses Feedback und die Zusammenarbeit zu erleichtern, senden Sie ständig E-Mails mit aktualisierten Versionen Ihrer Abbildung hin und her. Ihr Posteingang ist voll von Dutzenden E-Mail-Verläufen, die so aussehen, und Ihr Desktop ist mit so vielen verschiedenen Iterationen derselben Datei überladen, dass es manchmal schwer ist, sich daran zu erinnern, welche die wirklich finale Version ist.

Manchmal drucken Ihre Kollegen, Ihr Vorgesetzter oder Ihr PI die Abbildung sogar aus, nehmen einen Filzstift und versehen sie mit kontextbezogenem Feedback. Dinge wie „Verschiebe die Zelle hierhin“, „Dieser Pfeil sollte in diese Richtung zeigen“. Vielleicht scannen sie es ein und mailen es Ihnen zurück, oder sie drücken Ihnen einfach das Papier in die Hand. Jetzt haben Sie also Dutzende E-Mail-Verläufe, einen Haufen verschiedener „finaler“ Versionen auf dem Desktop und dazu noch lose Zettel.

Wer BioRender schon länger nutzt, weiß, dass die Zusammenarbeit an verschiedenen Projekten mit unterschiedlichen Gruppen mühsam war. Bisher konnten Sie eigentlich nur an einem Projekt mit einem Team zusammenarbeiten.

Dieses Szenario klingt nur allzu vertraut und ist schmerzhaft, wenn man daran zurückdenkt. Sie sind nicht allein. Bei BioRender sprechen wir ständig mit Wissenschaftlern wie Ihnen, die unsere Plattform nutzen, um zu verstehen, vor welchen Problemen Sie stehen und wie wir Ihren Alltag erleichtern können. Diese mühsame Erfahrung bei der Zusammenarbeit an Abbildungen und Präsentationen war eines der am häufigsten genannten Probleme. Wir wussten also, dass wir uns darauf konzentrieren mussten, die Zusammenarbeit sehr einfach und nahtlos zu gestalten, damit Sie sich besser auf Ihre Wissenschaft konzentrieren können – ohne Dutzende E-Mail-Verläufe und Dutzende „finale“ Versionen.

Lassen Sie uns anschauen, wie wir die Zusammenarbeit einfacher und nahtloser gestalten. Mit den neuen Funktionen können Sie jetzt gleichzeitig mit Ihren Kollegen an derselben Datei arbeiten. Während eines Meetings können Sie sich beispielsweise alle bei BioRender einloggen und während des Brainstormings gemeinsam Änderungen an den Abbildungen vornehmen.

Wir wissen aber auch, dass Sie sehr volle Terminkalender haben. Deshalb haben wir sichergestellt, dass Mitarbeiter Änderungen auch zu unterschiedlichen Zeiten vornehmen können und die Illustration kontinuierlich aktualisiert bleibt.

Wir haben eine Kommentarfunktion hinzugefügt, damit jeder kontextbezogenes Feedback direkt auf der Arbeitsfläche hinterlassen kann. Sie können innerhalb von Kommentaren Threads starten und erledigte Kommentare als gelöst markieren. Schluss mit Filzstift auf Papier.

Sie können Dateien auch für Mitarbeiter freigeben und ihnen nur Lesezugriff gewähren, wenn Sie nicht möchten, dass diese versehentlich Ihre Abbildung verändern oder Ähnliches.

Schließlich ist es jetzt kinderleicht, verschiedene Ordner zu erstellen und für unterschiedliche Teams freizugeben. Gehen wir die Funktionen gemeinsam durch. Ich möchte Ihnen zeigen, wie einfach die Zusammenarbeit in BioRender ist.

Ich habe hier diese Abbildung, die ich vor ein paar Minuten in BioRender schnell zusammengestellt habe. Das Projekt, bei dem ich verschiedene Früchte nach ihrem Geschmack bewerte, ist an einem Punkt angelangt, an dem ich bereit bin, Feedback von meinem Mitarbeiter Nainesh und meinem Vorgesetzten Peter einzuholen. Um die Datei mit ihnen zu teilen, gehe ich oben rechts auf dem Bildschirm auf „Teilen“ und gebe ihre E-Mail-Adressen ein. In diesem Fall habe ich sie bereits geteilt, aber ich gebe zur Demonstration die E-Mail-Adresse einer anderen Person ein. Hier können Sie wählen, ob die Person Bearbeitungsrechte oder nur Lesezugriff erhalten soll. Ich füge den Namen hinzu und sende die Einladung ab.

Die Person, mit der Sie die Datei geteilt haben, erhält nun eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Hinweis, dass ich eine Datei freigegeben habe, und findet darin einen Link, über den sie die Datei direkt öffnen kann. Sie können die Datei auch mit Personen teilen, die kein BioRender-Konto haben, aber wenn diese versuchen, auf den Link zuzugreifen, werden sie aufgefordert, sich zu registrieren. Aktuell können also nur Nutzer mit einem BioRender-Konto mit Ihrer Abbildung interagieren.

Wie ich jetzt auf meinem Bildschirm sehe, ist Nainesh aktiv und verschiebt einige Dinge auf meiner Abbildung. Er hat die Größe einiger Elemente angepasst. Während er verschiedene Symbole bearbeitet, erhalte ich den Hinweis, dass ich das, was gerade jemand anderes bearbeitet, nicht selbst bearbeiten kann. Dies soll verhindern, dass es zu einem „Tauziehen“ kommt, bei dem Sie Änderungen vornehmen und jemand anderes diese wieder rückgängig macht. Wir möchten sicherstellen, dass immer nur eine Person gleichzeitig ein bestimmtes Objekt auf der Arbeitsfläche bearbeitet.

Jetzt sehe ich, dass jemand einen Kommentar auf meiner Arbeitsfläche hinterlassen hat. Neue Kommentare werden durch diesen kleinen roten Punkt angezeigt. Das signalisiert mir, dass ich den Kommentar noch nicht gesehen habe. Ich kann die Arbeitsfläche öffnen und nachsehen, worum es geht. Nainesh hat mir gerade geschrieben, dass ich die Früchte so skalieren soll, dass ihre Größe zueinander passt. Ich finde, das ist eine großartige Idee. Wir wollen sicherstellen, dass Erdbeeren nicht genauso groß sind wie ein Apfel, denn so ist es im echten Leben ja auch nicht. Also antworte ich kurz, bedanke mich und schließe den Kommentar ab.

Manchmal nehmen andere Personen Änderungen an Ihrer Abbildung vor, während Sie nicht am Computer sind. Sie könnten in einem Meeting sein, mit dem Hund spazieren gehen, in der U-Bahn sitzen usw. Wenn Sie zurückkehren, sehen Sie, dass sich Ihre Abbildung leicht verändert hat. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Änderungen vorgenommen werden, von denen Sie nichts wissen oder die Sie nicht rückgängig machen können. Viele wissen das nicht, aber wir haben eine sehr praktische Versionsverlaufsfunktion, auf die Sie hier oben links zugreifen können. Wir zeigen Ihnen, wann Ihre Abbildung zuletzt bearbeitet wurde, und wenn Sie darauf klicken, können Sie jeden einzelnen Bearbeitungsschritt bis zur ersten Erstellung der Abbildung nachvollziehen.

Um 13:06 Uhr sehe ich zum Beispiel, dass meine Erdbeeren und Weintrauben etwas klein sind. Wenn ich jedoch zu 12:48 Uhr zurückgehe, sehe ich, dass sie sich an einer anderen Position befinden und etwas größer sind. Wenn ich möchte, kann ich eine Kopie dieser spezifischen Version erstellen und von diesem Punkt an weiterarbeiten. Sie müssen also nie befürchten, Fortschritte bei Ihrer Abbildung zu verlieren.

Hier sehe ich, dass ein weiterer Kommentar hinterlassen wurde. Dieser stammt von Peter, der mit meiner Platzierung der Oliven auf dieser Skala nicht einverstanden ist. Bei solch subjektivem Feedback möchte man manchmal ein Gespräch darüber führen oder eine kleine Diskussion starten. Sie können direkt in diesem Thread eine Unterhaltung beginnen, und das Schöne daran ist, dass sie genau an der Stelle platziert ist, die Sie gerade besprechen. In diesem Fall werde ich Peter fragen, wo er die Oliven platzieren würde.

Ich poste das jetzt und werde diese Abbildung vorerst nicht als erledigt markieren, da ich auf eine Antwort von Peter warte.

Das war ein etwas albernes Beispiel, aber ich zeige Ihnen jetzt, wie es aussieht, wenn wir an einer wissenschaftlichen Abbildung arbeiten. Ich habe hier etwas, das den Stoffwechsel von Krebszellen in zwei verschiedenen Szenarien zeigt. Wie Sie sehen, haben Peter und Nainesh bereits Zugriff darauf, aber ich wiederhole es gerne noch einmal: Wenn Sie die Abbildung mit jemand Neuem teilen möchten, klicken Sie oben auf die Schaltfläche „Teilen“ und geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein. In diesem Szenario teile ich die Abbildung mit einer weiteren Kollegin, Cindy, möchte ihr aber nur Lesezugriff gewähren. Das kann ich hier einstellen, hinzufügen und senden.

Ich habe im Kommentarbereich gesehen, dass jemand gefragt hat, ob Mitarbeiter mit reinem Lesezugriff auch Kommentare hinterlassen können. Momentan ist das nicht möglich. Wenn Sie also möchten, dass jemand Kommentare hinterlässt, stellen Sie bitte sicher, dass Sie der Person Bearbeitungsrechte geben. Und noch einmal: Sie können jederzeit den Versionsverlauf einsehen und zu einer früheren Version zurückkehren, falls Sie befürchten, dass jemand Änderungen vorgenommen hat, die Sie nicht unbedingt billigen.

Jetzt sehe ich meine Abbildung wieder, er nimmt gerade einige Änderungen vor. Es ist wirklich toll, wenn man gemeinsam an einer Abbildung arbeitet und sieht, wie etwas, in das man so viel Arbeit gesteckt hat, zum Leben erweckt wird, während alle zusammenarbeiten. Es sieht fast so aus, als hätte Ihre Abbildung ein Eigenleben.

Ich sehe hier einen Kommentar von Nainesh: „Ich habe diese Krebszelle vergrößert und den Tippfehler im Label korrigiert.“ Dann: „Vielen Dank für die Korrektur meiner Abbildung“, und ich schließe das Fenster. Das Schöne daran ist, dass jeder Kommentar sofort auf meinem Bildschirm erscheint.

Ich schaue mir das an. Peter schrieb: „Können wir das in eine andere Farbe ändern? Es ist schwer zu erkennen, dass es sich um unterschiedliche Zustände handelt, da beide rot sind.“

Manchmal nehmen Sie Änderungen an Abbildungen vor, bei denen Sie sich nicht sicher sind, ob dies die richtige Richtung ist. Es ist eher ein Ausprobieren. Sie können zwar den Versionsverlauf nutzen, um zu früheren Versionen zurückzukehren, aber wenn Sie verschiedene Darstellungsmethoden testen, ist ein kleiner Trick sehr nützlich: Verwenden Sie Folien, um verschiedene Versionen Ihrer Abbildung zu erstellen, zwischen denen Sie einfach hin- und herwechseln können.

Ich sehe hier einen weiteren Kommentar von Peter: „Wir sollten diese mit A und B beschriften, damit wir leicht darauf verweisen können.“ Das ist eine großartige Idee. Im Moment bin ich mir nicht sicher, ob ich zwei verschiedene Farben in meiner Abbildung haben möchte. Ich weiß nicht, ob mir das gefällt. Also werde ich diese Abbildung duplizieren.

Im Folien-Panel klicke ich auf „Folie duplizieren“ und habe nun zwei verschiedene Folien mit exakt derselben Abbildung. Ich benenne diese in „Version zwei verschiedene Farben“ um.

Jetzt kann ich die von Peter vorgeschlagenen Änderungen in dieser spezifischen Version vornehmen. Er wollte, dass dies blau dargestellt wird, also ändere ich alles in Blau. Er schlug außerdem vor, den oberen und unteren Bereich zu beschriften. Das mache ich jetzt, schön groß und fett, damit die Beschriftung gut lesbar ist. Fertig.

Das Tolle daran, Folien als verschiedene Versionen zu nutzen, ist, dass ich jetzt ganz einfach zwischen den beiden Versionen hin- und herwechseln kann, um zu sehen, welche mir besser gefällt. Peter hatte tatsächlich einen sehr guten Hinweis mit den zwei verschiedenen Farben, da man sie so leichter unterscheiden kann. Wenn ich weiteres Feedback einholen möchte, kann ich diese beiden Versionen behalten, sie mit jemand anderem teilen und die Person bitten, sich Version eins und zwei anzusehen und mir mitzuteilen, welche ihr besser gefällt.

Wie ich vorhin gezeigt habe, musste ich jedes Mal, wenn ich eine Abbildung für Mitarbeiter freigeben wollte, oben rechts deren E-Mail-Adressen eingeben. Wenn Sie an einem größeren Projekt mit mehreren Abbildungen oder Präsentationen arbeiten, wird es etwas umständlich, diese immer wieder mit denselben Personen zu teilen. Genau hier sind freigegebene Ordner eine große Hilfe.

Nehmen wir zum Beispiel an, Abbildung 1 und Abbildung 2 sind Teil eines größeren Projekts. Ich arbeite an einer Reihe von Abbildungen für die World Cancer Conference 2022. Ich kann einen neuen Ordner erstellen und ihn „World Cancer Conference 2022“ nennen. Speichern. Ich verschiebe alle meine Abbildungen in diesen Ordner. Ich sehe, dass sie hier sind, und kann nun diesen gesamten Ordner sowohl mit Peter, meinem Manager, als auch mit Nainesh, meinem Mitarbeiter, teilen.

Sie erhalten nun E-Mail-Benachrichtigungen, dass ich diesen gesamten Ordner für sie freigegeben habe, und können über diese E-Mail darauf zugreifen. Das bedeutet, dass Peter und Nainesh sofortigen Zugriff auf jede neue Illustration haben, die ich in diesem Ordner erstelle. Sie können sogar selbst neue Illustrationen in diesem Ordner erstellen, auf die ich dann automatisch Zugriff habe.

Sie können viele verschiedene Ordner für unterschiedliche Teams anlegen. Wenn ich also an einem anderen Projekt für die Canadian Cancer Research Conference im November arbeite, kann ich einen weiteren Ordner erstellen. Nehmen wir an, für diese Konferenz arbeite ich nicht mit Nainesh zusammen, sondern mit anderen Kollegen. Ich kann diesen Ordner also mit anderen Personen teilen. Ich gebe ihn für Peter frei, da er mein Manager ist, und teile ihn außerdem mit Cindy.

Jetzt haben Cindy und Peter Zugriff auf diesen Ordner, aber Nainesh kann den Inhalt nicht sehen. Großartig! Ich möchte diese Gelegenheit auch nutzen, um Ihnen einige Beispiele zu zeigen, wie wir BioRender intern für die Zusammenarbeit bei verschiedenen Aufgaben nutzen.

Wie Sie wissen, haben wir ein ganzes Team aus äußerst talentierten wissenschaftlichen Illustratoren und Designern, die unermüdlich daran arbeiten, die schönen Icons und Vorlagen in unserer Bibliothek zu erstellen. Die Erstellung dieser Icons und Vorlagen ist ein sehr kollaborativer Prozess, und wir nutzen BioRender oft, um während der verschiedenen Projekte Feedback zu geben, die von unterschiedlichen Teammitgliedern geleitet werden.

Dies ist eine BioRender-Datei, die unser Kreativteam für die Zusammenarbeit an der kürzlich veröffentlichten Infografik zur Krebsbehandlung verwendet hat. Sie können sich das alles im Detail ansehen; es ist in unserer Vorlagengalerie verfügbar, falls Sie stöbern möchten. Wie Sie hier sehen, ist die erste Folie die finale Version dieser Grafik. Sie sieht natürlich fantastisch aus! Jeder, der daran gearbeitet hat, ist unglaublich talentiert. Wenn wir jedoch im Folienbereich auf der rechten Seite nach unten scrollen, sehen wir, dass es viele verschiedene Entwürfe gibt, an denen unser Team gearbeitet hat, um zu dieser finalen Version zu gelangen. Sie begannen mit einem ersten Layout und einem ersten Entwurf, dann folgten sie einem zweiten Entwurf, den sie zur Rückmeldung an das gesamte Team schickten. Und Sie sehen, dass diese gesamte Arbeitsfläche so viele Kommentare enthält. In solchen Situationen ist es wirklich großartig, alle Kommentare zu sehen. Wenn Sie sich wirklich auf Ihre Arbeit konzentrieren und die Kommentare später ansehen möchten, können Sie oben zu diesem Kommentarbereich gehen und die Kommentare ganz schnell ausblenden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzurufen. Aber wie Sie sehen, gibt es viele großartige Rückmeldungen zum Aussehen der Abbildung. Manchmal starten wir Threads, um die Kommentare anderer Leute positiv zu bewerten. Und wenn wir zum dritten Entwurf kommen, gibt es weniger Kommentare, weil die Leute diese Abbildung bereits intensiv überarbeitet haben. Sie können auch positive Kommentare hinterlassen, wie Emily es hier getan hat: „Ich liebe diese Änderung.“

Das zweite Beispiel, das ich Ihnen zeigen möchte, ist, wie wir BioRender in einigen unserer internen Produkt- und Entwicklungsprozesse einsetzen. Unser Produkt- und Engineering-Team plant die Arbeit in zweiwöchigen Zyklen. Am Ende jeder zwei Wochen reflektieren wir gerne und führen eine Retrospektive durch, was in diesen zwei Wochen wirklich gut gelaufen ist und was wir hätten besser machen können. Wir nutzen diese Zeit auch, um verschiedenen Teammitgliedern Anerkennung oder Lob auszusprechen. Dies ist also die Arbeitsfläche, die wir nutzen, um auf andere Kollegen aufmerksam zu machen, mit denen wir zusammengearbeitet haben und die uns in diesen zwei Wochen wirklich geholfen haben. Jeder hat sein eigenes kleines Haftnotizzettelchen mit seinem Biomoji darauf und kann Lob für verschiedene Personen posten. Wie Sie sehen, gibt es hier so viele, und wir haben auch diese kleinen Emojis, mit denen andere Leute abstimmen und die gesamte Arbeitsfläche mit Feuer-Emojis versehen können. Das ist also eine wirklich schöne Teamübung, die wir bei BioRender durchführen. Auch wenn wir ein Unternehmen sind, das primär remote arbeitet, ist dies sehr hilfreich für die Teamkultur.

Ich gehe hier zurück, und bevor wir diesen Vortrag abschließen, möchte ich allen einen Ausblick darauf geben, was als Nächstes für die Zusammenarbeit kommt. In den letzten zwei Tagen, und sogar in diesem speziellen Vortrag, haben alle so viel Begeisterung für diese neuen Funktionen gezeigt, aber viele von Ihnen haben großartige Fragen dazu gestellt, was Sie sonst noch tun können und welche neuen Funktionen kommen werden, daher wollte ich Ihnen einen Vorgeschmack geben.

Wir wissen, dass es für Sie sehr wichtig ist zu wissen, wann jemand Feedback hinterlassen oder sogar eine Änderung an Ihren Abbildungen vorgenommen hat, wenn Sie nicht rund um die Uhr bei BioRender sind. Benachrichtigungen sind also etwas, von dem wir wissen, dass es wichtig ist, und wir werden uns das in den nächsten Monaten ansehen.

Der zweite Punkt ist, dass wir die Zusammenarbeit und das Teilen noch einfacher machen wollen, daher prüfen wir freigabefähige Links. Die Möglichkeit für Sie, einfach direkt oben in die URL-Leiste zu gehen, diese URL zu kopieren, sie in eine E-Mail, Microsoft Teams oder Slack einzufügen und sie einfach an jeden zu senden, mit dem Sie zusammenarbeiten möchten, damit diese Person sofort darauf zugreifen kann. Das ist etwas, das wir uns ebenfalls ansehen.

Ich sehe, dass es viele Fragen im Kommentar-Thread gibt, und alle anderen von BioRender waren sehr hilfreich bei der Beantwortung. Vielen Dank an alle für die Teilnahme an diesem Vortrag. Ich hoffe, Sie haben etwas Neues über BioRender gelernt und werden sofort damit beginnen, darin zusammenzuarbeiten. Ja, ich hoffe, Sie haben noch einen schönen restlichen Tag.