Renforcer les équipes : nouvelles fonctionnalités de collaboration dans BioRender

Présentation

Notre prochaine intervenante me tient particulièrement à cœur, car je crois fermement au pouvoir de la collaboration dans tout travail intellectuel. Nous sommes tous d'accord pour dire que la collaboration est au cœur de la science, des publications aux présentations, jusqu'à la découverte de nouveaux médicaments. Rien de grand ne s'accomplit seul. Polly Zhang est chef de produit chez BioRender et travaille sur des outils d'édition comme le recadrage et les pinceaux. Sa connaissance approfondie de BioRender fait d'elle la référence interne pour de nombreuses questions sur le produit, et c'est une membre de l'équipe incroyablement dévouée.

Polly est là aujourd'hui pour nous présenter les formidables nouvelles fonctionnalités de collaboration sur lesquelles l'équipe BioRender a travaillé sans relâche. Polly, j'ai vraiment hâte de voir ça. À toi la parole !

Merci pour cette superbe introduction, Jeff. Je suis ravie de vous présenter toute la suite de fonctionnalités collaboratives que nous venons de lancer. Avant d'entrer dans le vif du sujet, je vais me présenter rapidement. Comme Jeff l'a mentionné, je suis chef de produit chez BioRender et je travaille sur toutes ces fonctionnalités d'édition que vous utilisez au quotidien, comme l'ajout d'icônes sur votre canevas ou le recadrage. Pour mon parcours, j'ai obtenu une licence en biochimie à l'Université Queen's. Je suis ravie de revenir dans le domaine scientifique. En dehors du travail, j'adore les soupes de nouilles sous toutes leurs formes et j'écoute beaucoup de podcasts. Si vous avez des recommandations, n'hésitez pas à les partager dans le chat.

Une petite anecdote : pendant mes études à Queen's, j'ai mené un projet de recherche sur les protéines antigel qui se fixent à la glace. Il existe de nombreuses protéines qui se lient à la glace pour empêcher l'eau de geler à température de congélation.

Avant de commencer la démonstration, je souhaite expliquer pourquoi la collaboration est si importante pour nous chez BioRender. Laissez-moi planter le décor. Dites-moi si cela vous rappelle quelque chose. Imaginez que vous commencez un projet. Vous travaillez sur une nouvelle figure, une série de figures, ou même une présentation pour une conférence à venir. Vous collaborez avec des collègues de laboratoire, des coéquipiers ou des scientifiques d'autres organisations, et tout au long du processus, vous souhaitez obtenir les retours de votre directeur de recherche ou de votre responsable pour vous assurer d'être sur la bonne voie.

Pour faciliter ces échanges et cette collaboration, vous envoyez constamment des e-mails avec des versions mises à jour de votre figure. Résultat : votre boîte de réception est encombrée de dizaines de fils de discussion, et votre bureau est saturé de multiples versions du même fichier, au point qu'il devient parfois difficile de savoir laquelle est la version finale.

Parfois, vos collègues ou votre responsable préfèrent imprimer la figure, prendre un marqueur et annoter directement le document avec des retours contextuels. Des choses comme « déplace cette cellule ici » ou « cette flèche devrait aller dans ce sens ». Ils scannent ensuite le document pour vous l'envoyer par e-mail, ou vous remettent simplement le papier en main propre. Vous vous retrouvez donc avec des dizaines d'e-mails, une multitude de versions finales sur votre bureau et des feuilles volantes qui s'accumulent.

Ceux qui utilisent BioRender depuis un certain temps savent que collaborer sur différents projets avec différents groupes était un vrai casse-tête. Auparavant, il n'était possible de collaborer que sur un seul projet avec une seule équipe.

Ce scénario vous semble familier et un peu pénible à revivre ? Vous n'êtes pas seul. Chez BioRender, nous échangeons constamment avec des scientifiques comme vous pour comprendre les problèmes que vous rencontrez et simplifier votre quotidien. Cette difficulté à collaborer sur des figures et des présentations était l'un des problèmes les plus fréquemment mentionnés. Nous savions donc que nous devions rendre la collaboration simple et fluide, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre science sans avoir à gérer des dizaines d'e-mails et de versions finales.

Voyons comment nous simplifions la collaboration. Grâce aux nouvelles fonctionnalités, vous pouvez désormais travailler sur le même fichier avec vos collègues en même temps. Par exemple, lors d'une réunion, vous pouvez tous vous connecter à BioRender et modifier les figures en direct pendant votre brainstorming.

Nous savons aussi que vos emplois du temps sont chargés. C'est pourquoi nous avons fait en sorte que les collaborateurs puissent apporter des modifications à des moments différents, tout en gardant l'illustration continuellement à jour.

Nous avons ajouté une fonctionnalité de commentaires pour que chacun puisse laisser des retours contextuels directement sur le canevas. Vous pouvez créer des fils de discussion et marquer les commentaires comme résolus une fois le travail effectué. Fini les annotations au marqueur sur papier.

Vous pouvez également partager des fichiers avec des collaborateurs en leur donnant des droits de lecture seule, si vous craignez qu'ils ne modifient accidentellement votre figure.

Enfin, il est désormais très facile de créer et de partager des dossiers avec différentes équipes. Passons à la démonstration de ces fonctionnalités. Je vais vous montrer à quel point il est simple de collaborer dans BioRender.

J'ai préparé cette figure rapidement il y a quelques minutes dans BioRender. Le projet sur lequel je travaille, qui consiste à classer les fruits par goût, est arrivé à un stade où je suis prête à recueillir les avis de mon collaborateur Nainesh et de mon responsable Peter. Pour partager avec eux, je vais dans le coin supérieur droit de l'écran, je clique sur « Partager » et j'entre leurs adresses e-mail. Ici, je l'ai déjà partagé avec eux, mais je vais entrer l'e-mail d'une autre personne pour vous montrer comment cela fonctionne. Vous pouvez choisir si cette personne a des droits de modification ou uniquement de lecture. J'ajoute son nom et j'envoie l'invitation.

À ce stade, la personne recevra une notification par e-mail l'informant que j'ai partagé un fichier avec elle, avec un lien pour l'ouvrir directement. Vous pouvez également partager avec des personnes qui n'ont pas de compte BioRender, mais elles seront invitées à s'inscrire lorsqu'elles tenteront d'accéder au lien. Pour l'instant, seuls les utilisateurs possédant un compte BioRender peuvent interagir avec votre figure.

Comme vous pouvez le voir à l'écran, Nainesh est actif et déplace des éléments sur ma figure. Il a réajusté la taille de certains objets. Pendant qu'il modifie des icônes, le système m'indique que je ne peux pas modifier ce qu'il est en train de toucher. Cela évite les conflits où deux personnes modifient le même élément en même temps. Nous voulons nous assurer qu'une seule personne manipule un objet spécifique à la fois sur le canevas.

Quelqu'un a laissé un commentaire sur mon canevas. Les nouveaux commentaires sont signalés par ce petit bouton rouge. Cela m'indique que je ne l'ai pas encore vu. Je peux ouvrir le canevas et voir de quoi il s'agit. Nainesh me suggère de redimensionner les fruits pour qu'ils soient proportionnels entre eux. C'est une excellente idée. Nous ne voulons pas que les fraises aient la même taille qu'une pomme, car ce n'est pas le cas dans la réalité. Je vais donc répondre « merci » et résoudre ce commentaire.

Il arrive parfois que des personnes modifient votre figure pendant que vous n'êtes pas devant votre ordinateur. Vous pourriez être en réunion, en train de promener votre chien ou dans le métro, et à votre retour, vous constatez que votre figure a légèrement changé. Ne vous inquiétez pas des modifications dont vous n'êtes pas au courant ou que vous ne pouvez pas annuler. Beaucoup l'ignorent, mais nous disposons d'une fonctionnalité très pratique d'historique des versions, accessible en haut à gauche. Nous vous indiquons la date de la dernière modification de votre figure et, en cliquant ici, vous pouvez consulter chaque modification apportée depuis sa création.

À 13h06, je remarque que mes fraises et mes raisins sont un peu petits, mais si je reviens à 12h48 aujourd'hui, je vois qu'ils étaient dans une position différente et un peu plus gros. Si je le souhaite, je peux créer une copie de cette version spécifique et repartir de ce point. Vous n'avez donc jamais à craindre de perdre le travail effectué sur votre figure.

Ici, je vois qu'un autre commentaire a été ajouté. Il vient de Peter, qui n'est pas d'accord avec l'emplacement des olives sur cette échelle. Pour ce type de retour subjectif, il est parfois utile d'en discuter. Vous pouvez donc lancer une conversation directement dans ce fil, et l'avantage est qu'elle est placée juste à côté de l'élément dont vous discutez. Dans ce cas, je vais demander à Peter où il pense qu'elles devraient être placées.

Je vais publier mon message et je ne marquerai pas cette figure comme résolue pour l'instant, car j'attends le retour de Peter.

C'était un exemple simple, mais je vais vous montrer à quoi cela ressemble lorsque nous travaillons sur une figure plus scientifique. J'ai ici un document illustrant le métabolisme des cellules cancéreuses dans deux scénarios différents. Encore une fois, vous pouvez voir que Peter et Nainesh y ont déjà accès, mais je le répète : si vous souhaitez partager votre travail avec quelqu'un de nouveau, cliquez sur le bouton de partage en haut à droite et saisissez son adresse e-mail. Dans ce scénario, je vais partager ce document avec une autre collaboratrice, Cindy, mais je souhaite lui donner uniquement des droits de consultation. Je peux donc le faire, ajouter, puis envoyer.

J'ai vu quelqu'un demander dans la section des commentaires si un collaborateur ayant des droits de consultation pouvait laisser des commentaires. Pour le moment, ce n'est pas possible. Si vous souhaitez que quelqu'un puisse laisser des commentaires, assurez-vous de lui donner des droits de modification. Et n'oubliez pas que vous pouvez toujours consulter l'historique des versions pour revenir à une version précédente si vous craignez que quelqu'un n'apporte des modifications que vous n'approuvez pas nécessairement.

Je vois à nouveau ma figure, il est en train d'y apporter quelques changements. C'est vraiment gratifiant de travailler tous ensemble sur une figure et de voir un projet dans lequel vous avez investi tant d'efforts prendre vie grâce à la collaboration de chacun. On dirait presque que votre figure a sa propre vie.

Je vois un commentaire laissé par Nainesh : « J'ai agrandi cette cellule cancéreuse et corrigé la coquille dans l'étiquette. » Je réponds : « Merci beaucoup d'avoir corrigé ma figure », puis je ferme la fenêtre. L'avantage, c'est que chaque commentaire apparaît directement sur mon écran.

Je jette un œil à ce commentaire de Peter : « Peut-on changer la couleur ? Il est difficile de distinguer les différents états car ils sont tous les deux en rouge. »

Il arrive parfois que vous apportiez des modifications à vos figures sans être certain de la direction à prendre. C'est une démarche par essais et erreurs. Vous pouvez utiliser l'historique des versions pour revenir en arrière, mais lorsque vous testez différentes méthodes de présentation, une astuce pratique consiste à utiliser des diapositives pour conserver différentes versions de votre figure et passer facilement de l'une à l'autre.

Je vois un autre commentaire de Peter : « Nous devrions les étiqueter A et B pour pouvoir nous y référer facilement. » C'est une excellente idée. Pour l'instant, je ne suis pas sûr de vouloir deux couleurs différentes sur ma figure. Je vais donc créer un doublon de cette figure.

Dans le panneau des diapositives, je clique sur « Dupliquer la diapositive ». J'ai maintenant deux diapositives avec exactement la même figure. Je vais renommer celle-ci « Version deux couleurs différentes ».

Je peux maintenant apporter les modifications suggérées par Peter dans cette version spécifique. Il voulait du bleu, alors je vais tout mettre en bleu. Il a également suggéré d'étiqueter le haut et le bas, ce que je vais faire avec une police bien grande et en gras pour que l'étiquette soit parfaitement lisible. Voilà.

L'avantage d'utiliser des diapositives pour différentes versions est que je peux très facilement passer de l'une à l'autre pour voir celle que je préfère. Le conseil de Peter sur les deux couleurs était très pertinent pour faciliter la distinction. Si je souhaite obtenir plus d'avis, je peux conserver ces deux versions et les partager avec quelqu'un d'autre pour lui demander laquelle il préfère.

Comme je vous l'ai montré précédemment, chaque fois que je créais une figure à partager, je devais saisir les adresses e-mail de mes collaborateurs dans le coin supérieur droit. Si vous travaillez sur un projet plus vaste comportant plusieurs figures ou présentations, il devient fastidieux de partager le contenu avec les mêmes personnes à chaque fois. C'est là que les dossiers partagés s'avèrent très utiles.

Imaginons, par exemple, que la Figure 1 et la Figure 2 fassent partie d'un projet plus large. Je travaille sur une série de figures pour la Conférence mondiale sur le cancer qui aura lieu en 2022. Je peux créer un nouveau dossier que je nommerai « Conférence mondiale sur le cancer 2022 ». J'enregistre. Je déplace toutes mes figures dans ce dossier. Je peux voir qu'elles y sont, et je peux maintenant partager ce dossier entier avec Peter, mon responsable, et Nainesh, mon collaborateur.

Ils recevront des notifications par e-mail les informant que j'ai partagé ce dossier avec eux, et ils pourront y accéder via ce lien. Désormais, Peter et Nainesh auront un accès immédiat à toute nouvelle illustration que je créerai dans ce dossier, et ils pourront eux-mêmes y créer des illustrations auxquelles j'aurai automatiquement accès.

Vous pouvez créer de nombreux dossiers pour différentes équipes. Si je travaillais sur un autre projet pour la Conférence canadienne sur la recherche sur le cancer qui aura lieu en novembre, je pourrais créer un autre dossier. Disons que pour cette conférence, je ne collabore pas avec Nainesh, mais avec d'autres collègues. Je peux partager ce dossier avec des personnes différentes. Je vais donc le partager avec Peter, mon responsable, et avec Cindy.

Cindy et Peter auront accès à ce dossier, mais Nainesh ne pourra voir aucun contenu s'y trouvant. Parfait ! J'en profite pour vous montrer quelques exemples de la manière dont nous utilisons BioRender en interne pour collaborer sur nos différents projets.

Comme vous le savez, nous disposons d'une équipe entière d'illustrateurs et de concepteurs scientifiques extrêmement talentueux qui travaillent sans relâche pour créer les magnifiques icônes et modèles de notre bibliothèque. La création de ces ressources est un processus très collaboratif, et nous utilisons souvent BioRender pour échanger des commentaires au fur et à mesure que les différents membres de l'équipe dirigent leurs projets.

Voici un fichier BioRender que notre équipe créative a utilisé pour collaborer sur la récente infographie sur le traitement du cancer que nous avons publiée. Vous pouvez tous examiner cela plus en détail ; c'est disponible dans notre galerie de modèles si vous souhaitez y jeter un œil. Comme vous pouvez le voir ici, la première diapositive est la version finale de ce graphique. Le résultat est évidemment superbe ! Tous ceux qui ont travaillé dessus sont extrêmement talentueux. Cependant, lorsque nous faisons défiler le panneau des diapositives sur la droite, nous pouvons voir qu'il existe de nombreuses versions préliminaires sur lesquelles notre équipe a travaillé pour arriver à ce résultat final. Ils ont commencé par une mise en page initiale et une première ébauche, puis ils sont passés à une deuxième version qu'ils ont envoyée à toute l'équipe pour recueillir des avis. Vous pouvez constater que toute cette zone de travail contient énormément de commentaires. Dans des situations comme celle-ci, il est très utile de pouvoir voir tous les commentaires. Si vous souhaitez vous concentrer sur votre travail et consulter les commentaires plus tard, vous pouvez accéder au panneau des commentaires en haut et les masquer rapidement pour y revenir ultérieurement. Mais comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup de retours constructifs sur l'aspect visuel de la figure. Parfois, nous créons des fils de discussion pour approuver les commentaires des autres. Et à mesure que nous arrivons à la troisième version, il y a moins de commentaires car l'équipe a vraiment peaufiné cette figure. Vous pouvez également laisser des commentaires positifs, comme l'a fait Emily ici, qui a écrit : « J'adore ce changement. »

Le deuxième exemple que je souhaite vous montrer concerne la manière dont nous utilisons BioRender dans certains de nos processus internes de produit et d'ingénierie. Notre équipe produit et ingénierie planifie son travail sur des cycles de deux semaines. À la fin de chaque cycle, nous aimons prendre du recul et faire une rétrospective sur ce qui a très bien fonctionné et sur ce que nous aurions pu améliorer. Nous utilisons également ce temps pour féliciter ou remercier différents membres de l'équipe. Voici donc la zone de travail que nous utilisons pour interpeller nos collègues avec qui nous avons travaillé et qui nous ont vraiment aidés au cours de ces deux semaines. Chacun possède son propre petit post-it avec son Biomoji, et peut envoyer des messages de remerciement à différentes personnes. Comme vous pouvez le voir, il y en a beaucoup ici, et nous avons aussi ces petits emojis qui permettent aux autres de voter et de parsemer la zone de travail d'emojis de flammes. C'est un exercice d'équipe vraiment sympa que nous faisons chez BioRender ; même si nous sommes une entreprise privilégiant le télétravail, cela aide énormément à renforcer la culture d'équipe.

Je vais revenir en arrière, et avant de conclure cette présentation, je souhaite donner à tout le monde un aperçu de ce qui arrive pour la collaboration. Au cours des deux derniers jours, et même durant cette intervention, vous avez tous montré beaucoup d'enthousiasme pour ces nouvelles fonctionnalités. Beaucoup d'entre vous ont posé d'excellentes questions sur ce qu'il est possible de faire et sur les nouveautés à venir, alors je voulais vous donner un avant-goût.

Nous savons qu'il est très important pour vous de savoir quand quelqu'un a laissé un commentaire ou a effectué une modification sur vos figures, surtout si vous n'êtes pas sur BioRender 24h/24 et 7j/7. Les notifications sont donc un point important dont nous sommes conscients et sur lequel nous nous pencherons au cours des prochains mois.

La deuxième chose est que nous voulons rendre la collaboration et le partage encore plus simples. Nous travaillons donc sur des liens partageables. La possibilité de simplement aller en haut de la barre d'URL, de copier ce lien, de le mettre dans un e-mail, sur Microsoft Teams ou Slack, et de l'envoyer à tous ceux avec qui vous voulez travailler, afin qu'ils puissent y accéder immédiatement. C'est également quelque chose sur lequel nous travaillons.

Je vois qu'il y a beaucoup de questions dans le fil de discussion, et toute l'équipe de BioRender a été très réactive pour aider à y répondre. Merci beaucoup à tous pour votre participation à cette présentation. J'espère que vous avez appris quelque chose de nouveau sur BioRender et que vous allez commencer à collaborer avec cet outil dès maintenant. Je vous souhaite une excellente fin de journée.