Conseils de design pour posters scientifiques en conférence

Présentation

Delphine :

Je suis ravie d'être ici aujourd'hui avec vous pour l'événement Visualize 2021 de BioRender. C'est un réel plaisir de collaborer avec votre équipe depuis deux ans. Je travaille désormais chez IMV en tant que directrice principale des communications et des affaires publiques au sein de cette société biopharmaceutique, où nous développons une nouvelle classe d'immunothérapies. Le concept de « passeport », le passeport pour lymphocytes T, est tout à fait pertinent pour les activités d'IMV, puisque notre immunothérapie génère des lymphocytes T ciblés contre les cellules cancéreuses. C'est donc une analogie très appropriée.

Avant d'entrer dans les détails, nous avons environ 20 minutes ensemble. J'aimerais vous donner quelques conseils sur la manière de concevoir d'excellentes affiches. Il ne s'agit pas seulement de design, mais aussi de la réflexion qui sous-tend ce design et de la façon dont vous le visualisez. Nous pouvons passer à la diapositive suivante, s'il vous plaît.

La première étape consiste à s'organiser et, bien sûr, à anticiper. Pour tout support de communication que vous souhaitez créer — affiches, présentations, manuscrits — je vous encourage vivement à commencer par organiser votre travail et vos idées, et à planifier autant que possible ce dont vous allez parler. La première chose à considérer est votre public cible. Vous devez vous mettre à sa place et comprendre ce qu'il peut en retirer. Que fera-t-il des différents éléments que vous allez aborder et des conclusions que vous présentez ? Quel est l'intérêt pour lui et pourquoi s'intéresserait-il à vos travaux ? Considérez votre public comme des clients dont vous devez capter l'attention ; tout commence par là.

En plus de votre public, vous disposez déjà de votre expérience et des résultats de vos expériences. Vous devez donc réfléchir à vos messages clés. Ce sont les points essentiels que vous voulez que votre public retienne. Limitez-vous à trois ou quatre messages clés maximum pour votre présentation ; j'insiste vraiment sur ce plafond de quatre. Au-delà, c'est trop, et le public risque d'en oublier certains. Vos messages clés représentent vos conclusions, et vous devez les placer dans un contexte, car sans contexte, rien n'a de sens. Donnez une structure et expliquez pourquoi ces conclusions sont si importantes pour votre auditoire. Le contexte constitue votre introduction, et tout ce qui se trouve entre l'introduction et la conclusion est, je suis désolée de le dire, secondaire. Cependant, vous devez vous assurer que ce contenu intermédiaire — vos expériences et vos résultats — soutient vos conclusions. C'est là tout l'objectif des nombreuses heures, jours, voire semaines passées à expérimenter pour obtenir ce résultat final : non pas pour le résultat en soi, mais pour la signification qu'il revêt pour votre public. Concentrez-vous donc d'abord sur votre public et vos messages clés, assurez-vous d'avoir une idée très claire de ce que vous voulez transmettre, et vous pourrez alors commencer à utiliser ces éléments pour concevoir votre affiche. Même les artistes esquissent généralement leur chef-d'œuvre avant de se lancer dans le projet complet. Assurez-vous donc d'avoir tous vos éléments en tête avant de rédiger votre affiche.

Maintenant que vous avez vos éléments, vous connaissez bien la structure classique des affiches, mais il existe parfois des formats portrait ou d'autres types de présentations. Tout commence par les directives de la conférence : assurez-vous de disposer de tous les éléments requis, de savoir exactement de quoi vous allez parler, quelles données présenter pour soutenir vos conclusions et comment donner un contexte significatif à ces dernières. Ensuite, vérifiez certains points. Bien que ces contraintes puissent sembler ajouter une difficulté supplémentaire, elles aident les conférences à maintenir une cohérence visuelle. La plupart du temps, des directives sont fournies ; respectez-les scrupuleusement. Voici un exemple tiré d'une conférence à venir ; assurez-vous d'utiliser toutes les consignes requises. Vous pouvez également avoir une charte graphique. À mon arrivée chez IMV, j'ai tenu à ce que nous en ayons une pour garantir la cohérence de nos messages, de nos couleurs, de nos polices et de nos images. Cela peut sembler superficiel, mais cela aide à projeter une image cohérente auprès de notre public. Pour tout ce qui est publié par IMV, nous utilisons cette charte. Bien sûr, si la charte de la conférence est différente, nous suivons celle de la conférence, mais sinon, notre charte nous aide à maintenir une image harmonisée et cohérente de l'entreprise. Pour ceux qui n'ont pas de charte graphique, je recommande vivement de s'en tenir à des éléments de base, d'utiliser une police comme Arial, et de veiller à la cohérence des couleurs et des tailles de police.

J'aimerais souligner quelques erreurs que j'ai vues à maintes reprises : utiliser trop de texte, faire des copier-coller depuis le résumé ou d'autres documents, utiliser des polices trop petites pour faire tenir plus d'informations, utiliser des majuscules (ce qui donne l'impression que vous criez), oublier les titres, utiliser des polices fantaisistes ou ne pas faire attention aux couleurs. Assurez-vous que vos choix de couleurs restent raisonnables ; vous pouvez utiliser quelques couleurs d'accentuation. Il est préférable de s'en tenir à des polices classiques comme Arial pour les affiches scientifiques.

Pour créer un modèle d'affiche idéal, utilisez autant d'images que possible, et limitez vos conclusions à quatre messages clés distincts. L'affiche doit être facile à lire grâce à une structure claire, permettant au cerveau de naviguer visuellement sans effort. L'utilisation d'espaces vides autour des blocs aide le cerveau à se repérer sans être submergé par une surcharge d'informations. Un autre conseil : utilisez des codes QR, qui sont très courants aujourd'hui ; c'est un excellent moyen pour permettre à chacun d'accéder à votre article et à vos coordonnées.

Quelques conseils pour votre affiche : soyez concis dans votre titre, pensez à votre public et à la langue utilisée, privilégiez un langage simple, utilisez des visuels pour raconter votre histoire, soyez cohérent et évitez le texte autant que possible.

Soyez aussi concis que possible. Utilisez des listes à puces. C'est vraiment le principe du « moins, c'est mieux ». Vous n'avez pas besoin de mettre toutes les informations sur votre affiche. L'objectif n'est pas seulement de transmettre vos messages clés à votre public cible, mais aussi d'interagir avec lui et de susciter une discussion enrichissante avec les personnes souhaitant en savoir plus sur vos expériences et vos travaux en laboratoire.

Diapositive suivante, s'il vous plaît. Je ne peux pas me contenter de parler des présentations en personne. Je suis très heureuse de voir que de nombreuses conférences reviennent à une certaine normalité, mais nous avons tous fait l'expérience des conférences virtuelles et je ne pense pas que nous reviendrons uniquement aux réunions en présentiel. Les conférences hybrides deviendront la norme. Nous devrons donc travailler à la fois sur les présentations d'affiches pour les réunions en personne et sur les affiches électroniques (e-posters) partagées en ligne, ce qui est excellent pour votre communication. Honnêtement, c'est le meilleur moyen de diffuser l'information, car les affiches classiques sont souvent trop lourdes pour être partagées sur les réseaux sociaux. L'affiche électronique est parfaite, d'autant plus qu'elle est souvent accompagnée de vidéos enregistrées. Les vidéos sont l'outil et le canal les plus efficaces pour transmettre des messages. De plus, la plupart des conférences n'autorisent qu'un discours de cinq minutes ; cela vous oblige à travailler votre script. J'ai remarqué chez nos scientifiques que ce processus d'écriture les aide à se concentrer davantage sur leurs messages clés et à s'assurer qu'ils sont transmis de manière concise, claire et intelligible. Gardez à l'esprit qu'un discours de cinq minutes représente environ 750 mots, ce qui est très rapide. Ce n'est pas facile, mais c'est très intéressant. Honnêtement, même lors d'une réunion en personne, la présentation de votre travail ne devrait pas durer plus de cinq minutes. Pensez à discuter avec votre public, à interagir avec lui, et assurez-vous qu'il se souvienne de vous, pas seulement de votre affiche et de vos résultats, mais aussi de l'interaction humaine que vous avez eue. Pensez donc vraiment à engager votre public et à avoir cette discussion scientifique significative.

Shiz :

J'espère que vous m'entendez tous bien. Oui, merci. Merci beaucoup de m'avoir invitée. C'était fantastique, et vous avez parfaitement préparé le terrain pour ma partie. Je vais m'appuyer là-dessus avec quelques conseils de conception supplémentaires pour de meilleures affiches scientifiques. Je n'aurais pas pu mieux dire, Delphine. Merci beaucoup pour tous ces excellents conseils ; vos années d'expérience se font clairement sentir.

Je voulais réitérer à quel point les conférences peuvent être différentes. Je discutais avec les participants dans le chat de la diversité des restrictions concernant les affiches selon les conférences. Nous espérons qu'un jour, tout cela sera un peu plus

standardisé. Mais pour l'instant, nous devons vraiment jouer selon leurs règles, leurs dimensions, leur contenu, etc. Nous travaillons toujours dans le cadre de certains paramètres. Pour vous donner une idée, les affiches existent dans toutes les formes, tailles et couleurs. C'était un aperçu de la conférence SFN (Society for Neuroscience) : des dizaines de milliers d'affiches, beaucoup d'arbres abattus. Mais comme certains l'ont dit dans le chat, l'expérience en personne manque, et je pense que nous nous dirigeons vers un monde hybride, numérique et présentiel, pour ce qui est des affiches, bien que beaucoup adoptent déjà le domaine de l'affiche numérique. J'ai pris quelques clichés de très belles affiches lors de cette conférence. Certaines étaient très bien mises en page. Si certains s'en souviennent, certaines étaient imprimées sur tissu, d'autres un peu plus grandes, d'autres plus simples, mais je voulais simplement vous familiariser avec les différents types d'affiches que vous avez sûrement déjà créées.

L'analogie que j'aime utiliser est celle de se perdre dans une ville comme Chicago par rapport à une ville comme Paris, ce qui est merveilleux en vacances. Mais pour les affiches, vous ne serez pas toujours à côté. Je rejoins ce que Delphine a dit : l'histoire doit être compréhensible par n'importe quel passant sans que vous ayez besoin de la narrer. Elle doit être autonome, un peu comme une peinture. Ce n'est pas une présentation où vous serez toujours présent. Il y a des sessions de présentation, mais vous devez concevoir votre affiche comme une carte facile à lire. Pensez aux lignes de grille, à la directionnalité de gauche à droite et de haut en bas. Offrez-leur une carte facile à suivre. Il existe des styles un peu dépassés que je tiens à mentionner, comme les coins très arrondis — je ne sais pas pourquoi, mais cela donne un aspect daté — les ombres portées, que nous essayons d'éviter dans le monde du design professionnel, les dégradés, qui sont difficiles à réaliser avec goût, et les polices fantaisistes. Comme vous pouvez le constater, non seulement pour l'esthétique mais aussi pour la lisibilité, il est difficile de créer des graphiques qui se superposent bien aux dégradés, car ils passent du sombre au clair. Quelle couleur de police choisir pour qu'elle ressorte bien sur un dégradé ? Si elle est trop claire, elle se perd dans les zones claires ; si elle est trop sombre, elle se perd dans les zones sombres. Soyez donc prudent.

Voici un exemple trouvé sur Google montrant pourquoi les arrière-plans en dégradé créent une illusion d'optique de bordure courbée. Si vous avez déjà dû dérouler une affiche sortie d'un tube, vous ne ferez qu'accentuer cet effet visuel. Encore une fois, évitez les arrière-plans en dégradé partout où c'est possible, y compris pour les figures, les affiches et les présentations. Ici, j'aurais rendu les coins plus nets et, comme l'a dit Delphine, utilisé les bordures du texte et des images comme des séparateurs visuels. Vous n'avez pas besoin de tout mettre dans des boîtes imbriquées. En tant que designers, nous utilisons des lignes de grille. Si vous entrez dans un studio de design, vous verrez les écrans de tout le monde couverts de ces lignes de grille aux couleurs criardes. Elles sont ainsi pour une raison : pour que vous sachiez qu'elles ne font pas partie du design. Elles sont comme les lignes sur une autoroute : nous plaçons ces guides pour savoir où placer le contenu et où ne pas le faire. Il ne s'agit pas d'être parfait. BioRender, PowerPoint, Photoshop, la plupart des logiciels les proposent. La raison principale est de s'assurer que vous placez le contenu là où il doit être et de choisir une bordure cohérente autour de toute l'affiche, entre les lignes et les colonnes, et même au sein de la colonne où le texte commence et se termine. Vous seriez surpris de voir à quel point le respect de ces bordures crée un design harmonieux. L'idée est de pouvoir lire l'histoire de haut en bas et de gauche à droite. Ces espaces visuels créent des « couloirs » et permettent à l'œil de circuler entre les contenus. Il est très important d'avoir cet espace blanc.

Voici un petit exemple d'un avant et après de ces « couloirs visuels ». Encore une fois, Delphine a montré un très bel exemple avec l'affiche d'IMV qui suivait très bien ces règles. Les lignes de grille n'ont pas besoin d'être parfaites. Choisissez simplement une dimension, peut-être un demi-pouce ou un ou deux centimètres, et essayez de la suivre sur toute l'affiche, en dehors des bords. Dans les colonnes, entre le titre et votre première figure, choisissez une unité et suivez-la partout.

Voici quelques exemples de données que j'ai récupérés et pour lesquels j'aime utiliser cette astuce de la boîte. Si, au sein d'une figure, vous trouvez que l'alignement n'est pas parfait et que vous ne savez pas comment le corriger, je dessine parfois des cadres autour du contenu. Ensuite, je les déplace pour obtenir ces petits espaces parfaits entre chaque cadre. Parfois, sans cadre, il est difficile de bien évaluer l'espacement. Il suffit ensuite de supprimer les cadres et de remettre les numéros. C'est une méthode utile pour les objets aux formes irrégulières : placez-les dans une boîte, déplacez ces boîtes, puis supprimez-les. C'est un peu comme utiliser des lignes de grille interactives pour mieux aligner vos figures.

Pour revenir au format « TL;DR » (trop long, pas lu), peut-être souhaitez-vous mettre en avant une section de votre poster ; une zone particulièrement importante pour votre récit, comme l'a mentionné Delphine. Il s'agit souvent des résultats. Je dirais même que c'est le cas la plupart du temps. Vous pourriez ajouter un arrière-plan coloré, en restant subtil, pour vraiment souligner cette partie. Mais la direction de lecture générale doit rester de gauche à droite et de haut en bas. Je suis d'accord pour dire que le texte est l'ennemi, comme l'a souligné Delphine ; limitez donc votre titre à un nombre minimal de caractères et utilisez une taille de police maximale. Ces personnes ont l'air bien trop enthousiastes pour la création d'un poster scientifique, mais j'ai choisi cette image car c'est un moyen très rapide de faire un test de réalité. Je le faisais souvent quand je réalisais des posters destinés à l'impression. Vous connaissez ce sentiment quand vous envoyez votre poster à l'imprimeur, que vous allez le récupérer et que vous êtes horrifié parce que la police est minuscule, floue, ou que tout est trop grand et que vous auriez pu réduire certains éléments. Un moyen simple et économique de vérifier si tout sera lisible une fois imprimé est de projeter le poster sur un moniteur ou un grand écran, aussi grand que possible. Je sais que beaucoup d'entre nous ne sont pas en présentiel, mais si c'est votre cas et que vous avez accès à un projecteur, utilisez un mètre ruban pour simuler la taille réelle d'impression, tenez-vous à côté et voyez si le tout est lisible. Ce ne sera pas parfait, mais cela vous donne une idée de l'échelle. C'est valable si vous avez terminé à temps et que vous ne vous précipitez pas à la dernière minute chez l'imprimeur. Si vous avez le temps, pourquoi s'en priver ? C'est une astuce que nous utilisons dans le monde des beaux-arts. Parfois, on se perd dans les détails en zoomant à 400 %. Beaucoup d'entre vous utilisent peut-être PowerPoint avec un zoom à 400 %. Pensez à dézoomer, car les gens jugeront votre poster avec du recul. Ils ne marcheront pas le nez collé au papier. Vous devez donc considérer le design du poster dans son ensemble. Cela signifie dézoomer souvent, ne pas avoir le nez sur le papier ou sur PowerPoint, et prendre du recul pour voir l'aspect global. Y a-t-il une figure dans mon introduction qui jure avec celle de ma conclusion ou de mes résultats ? Les couleurs sont-elles contradictoires ? Mes cellules dendritiques sont-elles violettes dans une figure et roses dans la conclusion ? Vous devrez faire ces ajustements, car contrairement à une présentation où l'on passe d'une diapositive à l'autre, le poster expose tout votre travail d'un seul coup. Vous devez vous assurer que tout est harmonieux du début à la fin : designs clairs, couleurs, espacements et tailles de police cohérents. J'aime même ajuster la taille de la police des figures, car elles peuvent avoir des légendes très grandes dans une figure et très petites dans une autre si elles proviennent de publications différentes. Quelques retouches sont nécessaires si vous en avez le temps.

Je vais passer rapidement sur BioRender pour donner quelques conseils spécifiques aux figures. Il existe plusieurs façons d'aligner des objets dans BioRender. J'ai vu dans le chat que certains utilisent BioRender pour leurs posters, c'est incroyable. Si vous voulez utiliser des lignes de grille, comme nous venons d'en parler, nous avons la possibilité de les ajouter. Vous pouvez voir ici que vous pouvez ajouter des lignes comme ceci. Si vous ne saviez pas que cette option existait, il suffit d'aller sur la règle et de cliquer, puis d'aligner les objets selon ces lignes. Nous avons aussi ce qu'on appelle un système de papier millimétré ou de grille que vous pouvez utiliser comme guide. Nous avons également la fonction d'alignement automatique. C'est pour tous ceux qui aiment aligner les choses précisément. Je fais partie de ces personnes, donc vous voyez toutes ces petites lignes qui apparaissent. C'est un excellent moyen d'aligner automatiquement au fur et à mesure. Ou utilisez la fonction d'alignement : si je prends ces quatre anticorps dispersés et que je veux les aligner, je peux aller ici sur « Aligner », les distribuer uniformément, puis les aligner par leur centre.

Lors de la création de posters, la direction de lecture est très importante. Parfois, je vois des éléments aller dans toutes les directions, et vous perdez votre public instantanément. Merci.

Enfin, une petite remarque sur les polices. N'ayez pas peur d'être audacieux avec la hiérarchie de votre texte. Dans ce cas, ces éléments se confondent avec la taille des étiquettes. Parfois, je mets même le texte en gras. Encore une fois, les gens liront à distance, donc vous pouvez vous permettre d'utiliser une taille plus grande que d'habitude. Il m'arrive d'ajuster la taille de la police des figures, car elles peuvent avoir des légendes très grandes dans une figure et très petites dans une autre si elles proviennent de publications différentes. Quelques retouches sont nécessaires si vous en avez le temps. Je vais conclure ici, mais je voulais vous offrir quelques modèles gratuits que nous avons créés avec Google Slides. Certes, ce n'est pas le meilleur logiciel, en attendant que BioRender crée quelque chose de mieux ou que PowerPoint s'améliore. J'ai préparé quelques modèles que vous pouvez utiliser. Je vais les mettre dans le chat, en espérant que vous puissiez y accéder. Celui-ci est un modèle vertical, celui-là est horizontal. Ce ne sont pas des modèles parfaits, et j'espère que vous ne ferez pas planter Google Slides. Mais c'est une bonne règle empirique pour voir à quel point les cadres peuvent être épurés. Enfin, lorsque vous créez des figures, intégrez-les au design au fur et à mesure. Ne le faites pas à la dernière minute. Vous pouvez voir ici que j'ai inséré la figure à gauche juste pour voir comment elle rendrait à grande échelle. Ce sentiment de recul est essentiel. Assurez-vous de le faire avec vos posters, quelles que soient leurs dimensions.