Table ronde : Pourquoi des visuels percutants permettent d'obtenir des subventions

Présentation

Accueillons Ryan Marien, l'un de nos cofondateurs chez BioRender. Il y dirige de nombreuses fonctions essentielles ; nous le considérons comme notre responsable commercial et il a participé à la création même de BioRender il y a quatre ans. Bienvenue à lui, vous apprendrez à le connaître à travers les panélistes d'aujourd'hui.

Nous avons également avec nous le Dr Danielle Matsushima, qui possède une vaste expertise dans l'accompagnement des professeurs pour la création de propositions de subventions très claires. Elle en a elle-même lu un grand nombre, probablement des centaines, voire des milliers, je ne saurais dire le chiffre exact, mais elle a vu des rapports de synthèse et des demandes de subventions financées ou non. Elle apporte donc une mine de connaissances. Elle a également participé à notre événement Visualize, qui fut l'un des plus suivis.

Le Dr Shikanov rédige également des demandes R01 ainsi que des subventions de fondations et bien d'autres. Elle est très passionnée par le mentorat auprès des étudiants diplômés et des postdoctorants pour leur apprendre à rédiger des demandes de subventions et à créer d'excellents visuels.

Bien entendu, le Dr Turnbaugh, que vous venez d'entendre, est un rédacteur et évaluateur de subventions chevronné, ainsi qu'un membre de la section d'étude du NMHD. Comme je l'ai mentionné, il compte plus de cent mille citations et un indice H de 57.

Sans plus attendre, je laisse la parole à Ryan.

Merci, Shiz, et merci à tous d'être présents. C'est vraiment très enthousiasmant. Les deux premières interventions étaient incroyablement inspirantes. Daniel et Peter, j'ai vraiment beaucoup appris. J'espère que le reste de l'auditoire aussi. J'aimerais d'ailleurs revenir sur l'une des diapositives de Peter où vous expliquez que vous aviez l'impression que votre demande s'améliorait à chaque itération pour ce prix d'innovateur. Les évaluateurs avaient-ils le sentiment inverse ?

L'une des choses qui pourrait être très utile pour tout le monde, et que nous trouvons vraiment importante chez BioRender, est d'essayer de toujours nous mettre à la place de l'utilisateur final et de vivre son expérience autant que possible lorsqu'il utilise BioRender. Dans ce cas précis, si vous rédigez une demande de subvention, il s'agit d'essayer de vous mettre autant que possible dans la peau de l'évaluateur.

Pour planter le décor, si chacun d'entre vous, Peter, Ariella et Danielle, pouvait partager avec notre public votre routine lorsque vous devez évaluer, lire et analyser des demandes de subventions. Travaillez-vous depuis chez vous ou au bureau ? Avez-vous une grosse pile de dossiers ? Les évaluez-vous un par un ? Parcourez-vous un peu chaque dossier ? Décrivez-nous votre processus et ce qui vous passe par la tête afin que le public puisse se mettre à votre place avant d'aborder les conseils et astuces.

Peut-être pouvons-nous commencer par Peter. Vous venez d'en terminer une, pourquoi ne pas commencer par vous, puis passer à Danielle et enfin à Ariella ?

Bien sûr, je ne suis pas du genre à procrastiner. Je pense que la réponse dépendra de votre type de personnalité. Actuellement, je suis membre permanent d'une section d'étude, nous nous réunissons donc trois fois par an. Je reçois généralement cinq à dix demandes à évaluer, et je m'y plonge dès que possible. Je consacre une journée ou quelques jours à l'examen des dossiers. Je commence le matin, quand je suis frais et dispos avec un café, et je travaille généralement sur mon ordinateur, en éditant avec Adobe, en ajoutant des commentaires partout dans le document et en essayant d'assimiler le contenu.

En ce qui concerne mes points d'attention, cela correspond vraiment aux diapositives que je viens de vous montrer. Je passe le plus clair de mon temps sur les quelques phrases de justification et sur le résumé. Je consacre beaucoup de temps à la page des objectifs dans le plan de recherche, puis je survole le reste de la demande aussi vite que possible. Les demandes du NIH font des centaines de pages, il est donc impossible de lire chaque phrase de chaque dossier. Vous ne pouvez pas tout lire.

C'est un point très intéressant à méditer. Une grande partie de ce que les gens écrivent n'est peut-être pas lue, il faut donc être très clair sur les sections où vous voulez que les gens consacrent leur temps.

Danielle : Bonjour à tous. Je ne suis pas évaluaterice au sein d'une section d'étude, mais mon travail consiste à aider les professeurs à s'assurer que leur demande est rédigée de manière claire et convaincante, afin que les évaluateurs puissent assimiler les informations plus rapidement et les comprendre facilement. Pour ma part, je peux être au bureau ou chez moi, sur mon canapé tard le soir après que mes enfants soient couchés, mais j'analyse cela avec le regard d'une personne formée scientifiquement, mais qui reste un profane intelligent dans votre domaine. Est-ce que je comprends ce que vous essayez de dire et le message que vous voulez faire passer ? Comme Peter, je me concentre d'abord sur la page des objectifs spécifiques, car beaucoup de professeurs et d'évaluateurs la considèrent comme la feuille de route de la candidature. Je m'assure que l'auteur vend bien son travail, ce qu'il propose de faire, et souligne l'impact de ce travail. Compris, génial.

Examinez-vous une demande à la fois, ou en passez-vous plusieurs en revue brièvement pour obtenir une vue d'ensemble avant de revenir faire des évaluations plus approfondies ? De notre côté, nous avons tendance à avoir une file d'attente pendant la période des subventions et nous traitons les dossiers un par un. Nous voulons accorder à chacun de nos professeurs le temps nécessaire pour sa demande. Certaines prennent quelques heures à évaluer si elles sont bien rédigées et si les concepts sont logiques, tandis que d'autres prennent des jours, voire une semaine, si la rédaction est médiocre. C'est difficile à trier. Nous avons une équipe de quatre personnes et, pendant la saison des subventions, nous nous répartissons les dossiers et nous les traitons un par un. Wow, passer des jours à une semaine sur un dossier, c'est beaucoup de temps. J'imagine le sentiment que l'on peut avoir face à un document clair et fluide qui se lit en quelques heures, comparé à quelque chose sur lequel on peine pendant des jours. Oui, et nous essayons de faire des recommandations pour aller à l'essentiel, afin que, lorsqu'il arrive entre les mains des évaluateurs, ils n'aient à passer que quelques heures sur la demande. C'est notre objectif. C'est bien l'objectif. D'accord, donc le but est de faire en sorte que les gens lisent rapidement. C'est un point clair que j'ai retenu aujourd'hui.

Ariella, pourquoi ne nous décririez-vous pas votre routine ? Que faites-vous lorsque vous vous préparez à évaluer une série de demandes ? Bien sûr. Bonjour à tous. J'évalue pour le NIH et aussi pour la NSF, la National Science Foundation aux États-Unis. Il m'a fallu un moment pour trouver ma routine, j'ai donc demandé à beaucoup de personnes expérimentées. Ce qui fonctionne pour moi, c'est la lecture. J'ai 10 demandes à évaluer, je lis toutes les pages d'objectifs spécifiques, puis je les classe, ce qui me permet de voir à quoi ressemble ma pile. Ensuite, je commence par les meilleures, les demandes les mieux classées, soit environ les 30-40 % du haut, et je laisse les moins bonnes pour la fin, ce qui leur donne une chance. Compris. C'est très intéressant. Une chose que j'ai retenue, c'est que chacun a une routine légèrement différente. Lorsque vous rédigez, vous ne savez pas nécessairement quelle routine auront les évaluateurs qui liront votre dossier, vous devez donc réfléchir à la manière de structurer votre demande pour toucher un large public. J'étais très intéressé par le fait que vous classiez les demandes en fonction de la page des objectifs. À quelle fréquence voyez-vous une demande mal classée remonter dans la pile, passer des 30 % du bas aux 50 % du haut et finalement être financée ? Pas très souvent, mais cela arrive, car idéalement, vous voulez donner une chance à chaque demande. Parfois, la page des objectifs spécifiques ne communiquait tout simplement pas bien. Parfois, la demande peut se rattraper, peut-être dans 25 à 30 % des cas.

Mais ce n'est pas fréquent ; en général, la page des objectifs reflète très bien la qualité de la demande. C'est très intéressant, cela confirme vraiment le point que vous avez soulevé plus tôt, Peter : il faut consacrer tout son temps à la page des objectifs spécifiques, puis construire le reste de sa candidature autour. Peter, comment cela se compare-t-il à votre vision de la page des objectifs ? C'est évidemment très important pour vous. Avez-vous une idée précise en tête ? Ma question subsidiaire serait : y a-t-il un moment, lors de l'évaluation d'une demande, où vous avez fait une évaluation initiale sur le fait qu'elle sera financée ou non, et que vous allez devoir la remonter depuis le bas ?

Pour clarifier, je ne veux pas vous couper, mais je lis l'intégralité de la demande, et dans 70 % des cas, la page des objectifs spécifiques reflète assez bien le reste du document. Mais oui, je lis tout. Je voulais juste m'assurer que c'était clair. Donc, vous avez fait une évaluation initiale basée sur la page des objectifs, exactement. Ensuite, je progresse, et il m'est plus facile de voir l'ensemble. C'est ce que nous examinerons pour le panel. C'est un peu comme si, si la page des objectifs n'est pas bonne, ils se sont créé une pente très raide à gravir, et ils n'y arrivent pas. Les autres évaluateurs n'y arrivent pas non plus. Exactement. Cela donne vraiment une idée de la qualité générale. Vous n'avez même pas besoin d'aller aux objectifs. Si vous commencez par les résumés, vous savez, la qualité de chaque section est assez fortement corrélée, d'après mon expérience. C'est comme si, en lisant le résumé de quelqu'un, vous aviez ce sentiment d'enfoncement dans l'estomac. Vous vous dites : "Oh non. Je vais être coincé, là, pendant huit heures."

On juge effectivement un livre à sa couverture, ou du moins, on se forge une première impression très rapide. Pour vous, Peter, c'est le résumé qui fait foi, bien plus que la page des objectifs. Vous avez déjà évalué le potentiel de financement de la prochaine étape. C'est vrai, la plupart du temps, si le plan de recherche est solide, les autres sections sont généralement de bonne qualité, et inversement. Je n'ai pas vu beaucoup de dossiers avec un résumé brillant et un plan de recherche médiocre. C'est fascinant. Ce que je préfère dans les comités d'examen, c'est cette phase initiale où l'on évalue la demande individuellement, avec une opinion bien arrêtée. Mais le plus intéressant, c'est de comparer les notes avec les deux autres relecteurs. C'est là que les surprises arrivent : je peux trouver un dossier terrible alors qu'un autre le juge parfait. J'ai alors l'occasion de discuter de mes erreurs ou de celles des autres. À quelle fréquence cela arrive-t-il ? Si je dépose une demande, je peux tomber sur quelqu'un qui adore et un autre qui déteste. Quelle est l'issue dans ces cas-là, et qu'est-ce qui finit par faire pencher la balance vers une décision ?

Cela m'arrive souvent. Soit les trois relecteurs sont parfaitement alignés, ce qui rend la discussion assez ennuyeuse — à tel point qu'on pourrait presque se passer d'en débattre. Soit, et c'est assez fréquent, les avis divergent radicalement. Dans ce cas, tout dépend malheureusement de la capacité de persuasion des uns et des autres dans la salle. On essaie de trancher entre les trois relecteurs, tout en tenant compte de l'avis du reste du comité.

 Ressentez-vous la même chose ? Est-ce une expérience courante pour vous de voir des comités d'examen avec des opinions aussi partagées ?

Je suis d'accord avec Peter : découvrir les notes des autres est un moment de vérité, soit une validation, soit une remise en question totale. Dans 50 % des cas, nous sommes d'accord. Parfois, il y a de légers écarts, et parfois, c'est le grand écart : j'ai mis une excellente note et quelqu'un d'autre a détesté. On est alors obligé de relire pour vérifier qu'on n'est pas passé à côté de quelque chose. C'est passionnant. Pour poursuivre, quel est le plus grand changement qui permet de transformer une demande médiocre en une candidature excellente ?

Cela dépend du dossier, mais si nous sommes à deux semaines de l'échéance et qu'il n'y a toujours pas de figures, c'est un signal d'alarme. Assurez-vous d'en inclure. Pour le plan de recherche, j'utilise le test du « et alors ? » : chaque affirmation doit être reliée à la vision d'ensemble, à la question de recherche principale et à l'impact. Répondre à cette question après chaque paragraphe rend le travail beaucoup plus accessible aux relecteurs. L'orthographe est aussi cruciale. Beaucoup de nos professeurs à Columbia sont très pointilleux ; les fautes de frappe ou de grammaire créent un biais négatif immédiat. C'est intéressant, car vous avez parlé de biais liés à certains mots. Quels sont les autres biais que vous recherchez, Peter et Ariella ? Est-ce seulement l'orthographe, certains termes, ou une approche spécifique de la page des objectifs qui vous pousse à reléguer un dossier au bas de la pile ?

Nous recevons beaucoup de demandes sur le microbiome de la part de personnes qui n'ont jamais travaillé dans ce domaine. Certains termes techniques mal utilisés sont des signaux d'alerte : cela montre que le candidat ne maîtrise pas le sujet et n'a pas fait relire son dossier par un expert. Une erreur classique est de dire : « Je veux travailler sur le microbiome, donc voici mes objectifs », sans expliquer pourquoi le microbiome est la solution. Il faut une justification basée sur des données ou la littérature, pas seulement une intuition. C'est clair ! Ce n'est pas juste une intuition, c'est démontrer que c'est la voie logique à suivre, étayée par des données préliminaires ou une argumentation solide. Merci, c'est une analyse très pertinente.

Ariella, quels sont les petits défauts qui vous font grincer des dents lors du classement des dossiers, en particulier sur la page des objectifs, et qui vous donnent envie de ne pas lire la suite ?

Il y a deux types de défauts. Sur la page des objectifs, les objectifs ne doivent pas être interdépendants, mais ils ne doivent pas non plus être déconnectés. S'ils sont trop liés, le projet devient fragile : si le premier échoue, tout s'effondre. S'ils sont déconnectés, on a l'impression que le candidat tire dans le noir. Pour l'ensemble du dossier, mon agacement principal est la répétition inutile. Je me dis : « J'ai compris, passons à autre chose ! ». C'est une mauvaise maîtrise de l'art de rédiger une demande de subvention. Ce n'est pas un manque d'idées, c'est un manque de structure. Danielle, c'est quelque chose que vous pouvez surveiller, car c'est une perte d'espace précieuse. Absolument. Et si les gens ne connaissent pas les travaux des autres ou ne justifient pas leurs propos, le projet ne devrait pas être financé. On cherche un équilibre : montrer que le candidat sait de quoi il parle, sans tout miser sur un seul point de défaillance, tout en évitant de se répéter inutilement. Ce n'est pas un article scientifique, une fois suffit.

Je suis d'accord. Une bonne mise en forme permet de mettre en évidence les points clés sans avoir besoin de se répéter. Comme les relecteurs lisent rapidement, il faut être un peu répétitif, mais sans les assommer. C'est un équilibre délicat. L'objectif est de leur donner un maximum d'informations en un minimum de temps pour ne pas les frustrer.

Cela me rappelle un conseil qui a changé ma vie : on pense souvent qu'il faut trois objectifs, mais deux suffisent largement. Il n'y a aucune raison d'en ajouter un troisième ; cela ne rend pas le dossier meilleur, au contraire, cela agace le relecteur qui doit en lire davantage. L'avantage de deux objectifs, c'est qu'ils peuvent être complémentaires, par exemple une approche descendante (du système complexe vers le mécanisme) et une approche ascendante. Je recommande vivement de supprimer ce troisième objectif.

Peter, j'adore ce sujet. Je préfère rédiger avec des étudiants : le premier objectif est exploratoire, le second est de validation. Cependant, attention : une fois, j'ai proposé un plan à mon directeur de programme qui m'a demandé si je proposais un R01 de trois ans. Il est crucial de communiquer clairement qu'il s'agit d'un R01 de cinq ans et de montrer que le volume de travail le justifie, ou alors de demander un financement de trois ans. Le message est clair : discutez avec vos responsables pour savoir ce qu'ils attendent. La plupart des dossiers ont trois objectifs, sauf pour les bourses d'étudiants. Pour les R01, deux objectifs sont acceptables, mais pour les gros financements, trois sont souvent attendus. C'est peut-être pour cela que c'est si long à rédiger. Je voudrais passer à un autre sujet : les figures. Danielle, vous disiez que l'ajout de figures est l'un des meilleurs moyens de transformer une demande. Peter, vous suggériez même d'en mettre une par page. Quelles sont les sections qui en bénéficient le plus ? Ariella, commençons par votre avis sur la page des objectifs.

L'ajout d'une figure sur la page des objectifs est une pratique assez récente, disons des dix dernières années. J'adore ça, car une image vaut mille mots. Si vous avez un mécanisme complexe, une figure est indispensable. J'aime aussi voir des schémas qui montrent comment les objectifs s'articulent entre eux ou qui illustrent une technologie unique. En revanche, l'innovation ne nécessite pas forcément de figure. Il ne faut pas surcharger, mais si une petite illustration permet de mieux comprendre le design expérimental ou les résultats, je suis pour.

C'est un sujet brûlant. Peter, je sais que vous avez vu des exemples où les objectifs étaient présentés sous forme de figure. Qu'en pensez-vous ? Où aimez-vous voir des figures, et où préférez-vous les éviter ?

Je suis d'accord : la signification et le plan de recherche sont les sections idéales. Pour l'innovation, il vaut mieux éviter de gaspiller de l'espace. Sur la page des objectifs, c'est difficile car l'espace est limité. Je préfère une page bien écrite, aérée, sans figure, plutôt qu'une page surchargée pour faire entrer une image. Si vous n'avez que deux objectifs, vous avez peut-être plus de place. Pour le type de figure, restez conceptuel. Les détails appartiennent à la section « approche ». Un petit diagramme qui résume l'objectif global est parfait. À Columbia, on conseille aux chercheurs en sciences fondamentales d'éviter les figures sur la page des objectifs, contrairement aux cliniciens ou épidémiologistes qui les utilisent davantage comme modèles conceptuels. Si les chercheurs fondamentaux en mettent, c'est plutôt dans la section « contexte et signification ».

Mes bêtes noires pour les figures : les panneaux trop nombreux (A à H) qui assomment le lecteur. Ce n'est pas un manuscrit, choisissez l'expérience clé. La mention « données non présentées » est à éviter. Le professionnalisme est essentiel : espacement, lignes, palette de couleurs. La lisibilité est primordiale : les axes doivent être clairs. La légende doit donner le message principal, puis expliquer chaque panneau. Les meilleures figures racontent une histoire : un schéma expérimental, une visualisation de l'effet, et une quantification. Moins, c'est mieux : concentrez-vous sur un point précis plutôt que de vouloir tout expliquer.

Peter, qu'est-ce qui rend une figure excellente pour vous ? Je suis d'accord avec ce qui a été dit. Mon agacement principal : les gens surchargent avec des données qui ne soutiennent pas les objectifs. Une figure doit soit expliquer ce que vous voulez faire, soit servir de preuve, comme un détective qui résout une affaire. N'incluez que les données essentielles. Autre erreur fatale : inclure des figures qui contredisent votre propre hypothèse. Cela montre que vous n'avez pas réfléchi à vos données et peut transformer un dossier solide en un dossier très faible. Les relecteurs repèrent ces erreurs immédiatement.

Les figures de Danielle ressemblent à des illustrations de manuel, elles sont magnifiques. Beaucoup de scientifiques négligent l'esthétique, mais c'est important. Si vous avez un graphique Excel avec du texte flou, cela ne fait pas sérieux. Avoir des documents visuellement agréables fait une grande différence.

Shiz aura sûrement des conseils là-dessus lors de notre dernière session, mais je suis d'accord : la première impression compte énormément. Si le dossier est beau, on a envie de lire la suite. Ariella, pour conclure sur les figures, qu'est-ce qui fait qu'une figure sort du lot ?

Je suis d'accord avec Danielle. Je préfère des petites figures dispersées dans le texte, surtout pour expliquer le design expérimental. Je n'aime pas les grandes figures. Esthétiquement, tout doit être aligné et suivre le sens de lecture, idéalement de gauche à droite. Surtout, aucune erreur : si les panneaux sont mal étiquetés ou si la figure 5J renvoie à la 7A, cela peut tuer une candidature. La précision est capitale.

Mon conseil ultime : lisez vos dossiers et vos articles à voix haute, seul dans votre pièce. Vous découvrirez tellement de fautes, de répétitions et de lourdeurs inutiles. Prenez le temps de lire lentement et d'examiner vos figures.

C'est intéressant, c'est un très bon conseil. Oui, je sais que cela ressemble à une recommandation classique : prenez un peu de recul pour vous auto-évaluer. Il est également judicieux de faire relire votre demande de subvention par d'autres personnes, mais assurez-vous d'abord d'avoir pris le temps de la parcourir vous-même pour vérifier si le raisonnement vous semble logique à la lecture.

Génial, merci infiniment à tous, c'était incroyable. J'ai vraiment passé un excellent moment. Il semble que les personnes qui nous ont écoutés ont également beaucoup apprécié.